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# Generación de documentos PDF en Flokzu
Flokzu te permite generar documentos PDF con formato profesional a partir de los datos de tus procesos. Esta funcionalidad combina dos piezas:
1. **Plantillas de Impresión**: el diseño (formato, branding, campos a mostrar) que tendrá tu documento final.
2. **Generación del PDF**: las distintas formas de producir ese documento — manualmente desde la instancia, automáticamente desde el flujo, o enviándolo por correo.
# 1 - Plantillas de impresión
Las Plantillas de Impresión sirven para generar documentos PDF con un formato personalizado, usando como base un archivo HTML con tags vinculados a los datos del formulario o del proceso. El resultado es un documento con apariencia profesional que respeta el branding de tu organización.
|| La plantilla de impresión es una funcionalidad Premium.
### ¿Para qué usarlas?
Son útiles cuando necesitas documentos estandarizados o con formato corporativo, generados automáticamente a partir de los datos cargados en el formulario.
Usos típicos:
1. Certificados
2. Contratos o acuerdos
3. Reportes
4. Documentos oficiales
5. Recibos, facturas simples o constancias de pago
### Cómo funciona
###### Sin plantilla de impresión personalizada
Si el proceso no tiene una plantilla asociada, al imprimir se genera un PDF con una **plantilla por defecto**, que incluye todos los campos visibles de la tarea actual (incluso los [ocultos por script](https://docs.flokzu.com/es/article/visibilidad-y-obligatoriedad-de-campos-por-script-17uap8/), siempre que continúen [visibles en la configuración del proceso](https://docs.flokzu.com/es/article/visibilidad-de-los-campos-so2946/)).
###### Con plantilla de impresión personalizada
Al generar el PDF, Flokzu te pedirá elegir cuál plantilla usar, y el documento se creará con el formato que hayas definido.
### Cómo crear una Plantilla
Para crear una plantilla se utiliza un archivo HTML con la estructura deseada. Es recomendable contar con conocimientos básicos de HTML. Si no estás familiarizado con este lenguaje, puedes [diseñar el documento en Google Docs](https://docs.flokzu.com/es/article/integracion-con-google-docs-mediante-zapier-crear-un-documento-desde-una-plantilla-x0b7x4/) o Excel y luego convertirlo a HTML.
###### Atajo práctico
Definir la estructura primero en Excel (no requiere conocimientos técnicos), convertirla a HTML con un [conversor online](https://document.online-convert.com/convert-to-html), y luego ajustar los campos necesarios directamente sobre ese HTML.
Para perfeccionar el documento final en HTML y verificar su correcto funcionamiento, puedes utilizar [esta herramienta](https://www.htmlcorrector.com).
|| Ten en cuenta que, al ser un archivo HTML procesado para generar PDF, algunas funcionalidades de HTML pueden no estar disponibles por restricciones de seguridad o de las librerías de conversión.
### Insertar datos del formulario (formato mustache)
Para incluir el valor de un campo en la plantilla, se usa el formato "mustache": el nombre del campo entre dobles llaves `{{ }}`. Por ejemplo, para un campo llamado "Nombre":
```
{{Nombre}}
```
Puedes incluir todos los campos que necesites (visibles u ocultos), siempre usando el nombre exacto del campo entre llaves.
###### Campos especiales
Además de los campos del formulario, hay tags predefinidos disponibles:
| Tag | Contenido |
| `{{-Identifier-}}` | ID de la instancia de proceso |
| `{{-Initiator-}}` | Correo del usuario que inició la instancia |
| `{{-Initiator_name-}}` | Nombre completo del usuario que inició la instancia |
| `{{-Initiation_date-}}` | Fecha de inicio (formato yyyy/mm/dd) |
| `{{-Comments-}}` | Todos los comentarios realizados en la instancia |
El diseño visual del PDF se estructura como una tabla HTML (filas y columnas). También es posible agregar imágenes, logos, fuentes personalizadas y comentarios.
```html
|
Effective Date:
|
{{Effective Date}}
|
Reference:
|
{{-Identifier-}}
|
|
```
### Asociar la Plantilla a tu proceso
En la pestaña **Configuración** del proceso, ve a **Ajustes adicionales → Plantillas de Impresión** y haz clic en **Agregar Plantilla**.
En la ventana emergente deberás:
* Subir el archivo HTML.
* Asignarle un **alias**: será el nombre que se muestre al momento de imprimir.
* Seleccionar las **Tareas de Usuario** en las que la plantilla estará disponible.
* Opcionalmente, agregar una descripción (por ejemplo, para identificar su propósito o versión).
# 2. Generación del documento PDF
Una vez definidas las plantillas, Flokzu ofrece tres formas de generar el PDF: manualmente desde la instancia, automáticamente desde el flujo del proceso, o enviándolo directamente por correo.
### Generación manual desde la instancia
Desde cualquier instancia de proceso, haciendo clic en el ícono de la **impresora** puedes generar el PDF en el momento. Si hay varias plantillas habilitadas para esa tarea, Flokzu te pedirá seleccionar cuál (o cuáles) usar antes de generar el documento.
### Generación automática desde el flujo (Create PDF)
**Create PDF** es un tipo de **Tarea de Servicio** disponible dentro de **Flokzu Services**, que permite generar el PDF automáticamente durante la ejecución del flujo, sin intervención manual del usuario.
Al agregar una tarea de servicio Create PDF, puedes configurar:
* Las **plantillas** que formarán parte del PDF: la plantilla por defecto y/o plantillas personalizadas, pudiendo seleccionar varias.
* El **orden** de impresión de las plantillas.
* Si se **incluyen los adjuntos** del documento dentro del PDF final.
* El **nombre** del archivo PDF generado.
* La **ubicación** donde se guardará: un campo de tipo adjunto, o la pestaña de adjuntos del documento.
| Cuando se seleccionan varias plantillas, Flokzu genera un único PDF **concatenando** los documentos en el orden configurado.
###### Resultado de la ejecución
Al llegar a la tarea Create PDF, Flokzu genera el archivo según la configuración definida y lo guarda en la ubicación seleccionada. El archivo queda asociado a la instancia de proceso y puede utilizarse en pasos posteriores, por ejemplo para ser enviado en una [solicitud de firma electrónica](/es/article/firma-digital-en-flokzu-16k93oo/).
|| Si el campo de tipo adjunto seleccionado ya contiene un archivo, su contenido será sobrescrito.
||| El PDF incluirá los campos configurados para la impresión. Es responsabilidad del administrador del proceso verificar que los permisos de lectura de esos campos sean adecuados para la información que se incluirá en el documento.
**Errores de generación**: cualquier error durante la generación (por ejemplo, incompatibilidades de formato o problemas de tamaño) queda registrado en el monitor de errores.
### Envío del PDF por correo desde una Tarea de Envío de Mensaje
También es posible generar el PDF y enviarlo directamente por correo, sin necesidad de una tarea Create PDF previa. Para esto, en una [Tarea de Envío de Mensaje](/es/article/insertar-adjuntos-en-tareas-de-envio-de-mensaje-36mk41/):
1. Ubícate en el cuerpo del mensaje y presiona `{`.
2. Selecciona **Plantilla de Impresión** de la lista desplegable.
El documento se generará con el formato definido en la plantilla y se adjuntará automáticamente en formato PDF al correo enviado.
### Resumen
| Forma de generación | Cuándo ocurre | Requiere acción manual |
| Ícono de impresora en la instancia | Bajo demanda, en cualquier momento | Sí |
| Tarea de Servicio Create PDF | Automático, al pasar por esa tarea del flujo | No |
| Tarea de Envío de Mensaje | Automático, al enviarse el correo | No |
En los tres casos, el documento se genera a partir de la(s) Plantilla(s) de Impresión configuradas para el proceso.