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# Tareas ocultas en la Bandeja de Entrada

# ¿Qué es una Tarea oculta?

Las _Tareas ocultas_ son [Tareas de Usuario](/es/article/que-es-una-tarea-de-usuario-wi2gkj/) que se han configurado para que sus instancias no sean mostradas en la Bandeja de Entrada. 
Estas instancias serán accesibles por búsqueda o a través de los reportes, y los permisos para actuar sobre las mismas los tendrán los asignados de la manera usual.

## Cuándo usar Tarea oculta

Las _Tareas ocultas_ son útiles cuando necesitas dejar pausada una instancia de proceso por un período de tiempo indefinido.

### Algunos ejemplos:

* **Contratos: ** Una vez aprobado un contrato puedes dejarlo en una tarea oculta _Contrato Vigente_. Esto te permitirá agregar información al contrato cuando sea necesario o incluso rescindirlo, sin la necesidad de que todos ellos se acumulen en tu Bandeja de Entrada. 

* **Legajos de personal:** Puedes enviar los legajos del personal activo de tu organización a una tarea oculta asignada al Departamento de Recursos Humanos, de manera que tendrán permisos para subir adjuntos y modificar la información de los empleados.

* **Instancias _Archivadas_: ** Si en tu proceso necesitas archivar unas instancia por un tiempo indeterminado y luego desarchivarla para continuar el trabajo, puedes crear una tarea oculta _ARCHIVADO_ y enviar allí las instancias. Los usuarios asignados a esta tarea podrán en todo momento buscar la instancia y moverla hacia otra tarea visible. 

* **Combinar tareas ocultas con temporizadores o eventos condicionales:** Una buena práctica es asociar temporizadores o eventos condicionales interruptivos a una tarea oculta. Con esto lograrás moverla automáticamente hacia otra tarea visible cuando se cumpla  una condición temporal, o bien una condición sobre el documento. Por ejemplo, para el caso de Contratos puedes agregar un temporizador asociado a la fecha de vencimiento del contrato. 


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/250c1e93b27ee800/imagen_wwqwwq.png)


## Configurar Tareas oculta

Las Tareas ocultas se configuran en la pestaña _Opciones_ de la configuración de la tarea, marcando la opción _Ocultar en Bandeja de Entrada_.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/250c1e93b27ee800/imagen_mrqaj7.png)

||| Ten en cuenta que los asignados a una Tarea oculta no serán notificados.

|| Las Tareas ocultas no podrán ser completadas por correo electrónico ni permitirán interacciones con usuarios externos

### Configurar en procesos existentes

Recuerda que si tienes un proceso existente con instancias ya iniciadas es necesario que migren a la nueva versión activa para que los cambios se vean reflejados. Para ello simplemente debes asegurarte que tienes habilitada la [Actualización automática de instancias](/es/article/migracion-de-instancia-de-proceso-a-ultima-version-automaticamente-htpw80/), una vez abierta la instancia migrará a la nueva versión y se aplicarán los cambios, tras lo cual ya no se verá en tu Bandeja de Entrada.