Este artículo también está disponible en:
Si tienes una plantilla previamente creada en Google Docs, puedes usar Zapier para crear un documento a partir de la misma y llenarla con datos de la instancia deseada de tu proceso en Flokzu. De esta manera, cada vez que el flujo de tu instancia pase por la tarea de servicio que llame a Zapier, se creará un documento en Google Docs con la información de la instancia. Esta funcionalidad elimina la necesidad de estar familiarizado con HTML para crear y darle formato a tus plantillas. Si por el contrario deseas hacer una plantilla de impresión con HTML, puedes encontrar más información al respecto aquí.

Digamos que tienes el siguiente proceso y deseas exportar los datos de cada instancia a un documento en Google Docs:

Proceso de Compra

Primero que todo debes crear tu plantilla en Google Docs, darle el formato que desees y asegurarte de que los campos que desees llenar con información proveniente de Flokzu, se encuentren en formato moustache: {{}}.

Plantilla de Compra

El siguiente paso es colocar la tarea de Servicio de Zapier en la parte de tu flujo donde se encuentre la información que desees guardar en Google Docs.

Invocación a Zapier

Posteriormente deberás ir a tu Zapier y crear un nuevo Zap, en el que deberás seleccionar a Flokzu como el Trigger de la operación y el Trigger Event será Zapier Service Task Invocation. Si no has creado ningún Zap con Flokzu aún, se te solicitará autenticarte.

Seleccionar invocación de Zapier en Flokzu como trigger

A continuación deberás seleccionar Google en la lista desplegable “Choose app&event”. En Action Event deberás seleccionar “Create Document from Template”. Si no has usado aún tu cuenta de Google en Zapier, se te solicitará autenticación.

Crear documento a partir de una Plantilla

El siguiente paso será acceder a “Template Document” y seleccionar la plantilla deseada a partir del listado de plantillas disponibles en tu cuenta de Google. Luego deberás acceder a “New Document Name” y seleccionar el nombre que desees dar al nuevo documento. “Folder for New Document” te permitirá seleccionar en cual carpeta de Google Docs deseas guardar el nuevo documento creado. “Sharing Preferences” te permitirá determinar quién tendrá acceso al documento. Y finalmente “Unused Fields Preference” te brindara la opción de qué hacer con aquellos campos que permanezcan vacíos.

Configuración de la acción

Deberás mapear los campos, lo que consiste en seleccionar qué campos de tu plantilla serán llenados con cuáles campos de la instancia de tu proceso en Flokzu. Aquellos campos que en tu plantilla no se encuentren en formato moustache-{{}} no aparecerán como una opción para recibir datos proveniente de Flokzu.

Mapear los campos

Si lo deseas puedes realizar una prueba para asegurarte de que todo esté funcionando correctamente. Y para terminar guarda tu Zap y listo, ya puedes guardar los datos contenidos en tus instancias en documentos con formato de Google Docs sin necesidad de tener conocimientos de HTML.

Prueba del Zap

Y finalmente en tu Google Docs será creado un nuevo documento con el formato deseado.

Documento final

Una vez tengas la información en Google Docs, si lo deseas puedes exportarla a un documento PDF.

Recomendamos que no envies campos de tipo Tabla a Google Docs, pues recibirás algo como esto:

Tabla
¿Este artículo te resultó útil?
Cancelar
¡Gracias!