Completar tareas de usuario por correo electrónico
Las tareas asignadas pueden completarse desde la Bandeja de Entrada o, en caso de estar habilitado, directamente por correo electrónico. Esto permite ahorrar tiempo y tomar decisiones desde cualquier lugar, sin necesidad de ingresar a tu cuenta de Flokzu.
Para configurar la aprobación por correo electrónico, sigue los siguientes pasos:
Los usuarios asignados recibirán una notificación por correo con los campos y botones que representan las opciones para completar la tarea.
Aunque los asignados reciban la tarea por correo electrónico, igualmente si acceden a Flokzu la verán en su Bandeja de Entrada.
Las tareas completadas por correo electrónico funcionan exactamente igual que aquellas tareas completas desde Flokzu: el usuario que la completó la verá en su Bandeja de Salida durante los próximos 10 días y se registrará en la historia de la instancia de proceso.
El usuario deberá confirmar su decisión antes de completarla:
Importante: Los usuarios asignados para completar tareas por correo electrónico podrán visualizar el contenido de los campos pero no podrán modificarlos, adjuntar archivos ni añadir comentarios. La información está allí solo a modo de referencia, en caso de que sea útil para tomar la decisión. Para modificarla es necesario acceder a la tarea ingresando a Flokzu.
Tareas en las que gerentes o cargos altos deben tomar decisiones basándose en información disponible (ej: aprobar órdenes de compra)
Tareas que deben realizarse fuera de Flokzu (ej: llamada de seguimiento a un potencial cliente, imprimir un documento, enviar información a un proveedor). El usuario realiza lo que deba hacer y luego confirma que completó la tarea directamente desde su correo electrónico.
Tareas que únicamente requieren que el usuario notifique haber recibido cierta información. La información llega a su correo dentro de los campos del formulario y el asignado completa la tarea al confirmar que la recibió.
Cómo configurar esta funcionalidad
Para configurar la aprobación por correo electrónico, sigue los siguientes pasos:
Cómo funciona
Los usuarios asignados recibirán una notificación por correo con los campos y botones que representan las opciones para completar la tarea.
Aunque los asignados reciban la tarea por correo electrónico, igualmente si acceden a Flokzu la verán en su Bandeja de Entrada.
Las tareas completadas por correo electrónico funcionan exactamente igual que aquellas tareas completas desde Flokzu: el usuario que la completó la verá en su Bandeja de Salida durante los próximos 10 días y se registrará en la historia de la instancia de proceso.
El usuario deberá confirmar su decisión antes de completarla:
Importante: Los usuarios asignados para completar tareas por correo electrónico podrán visualizar el contenido de los campos pero no podrán modificarlos, adjuntar archivos ni añadir comentarios. La información está allí solo a modo de referencia, en caso de que sea útil para tomar la decisión. Para modificarla es necesario acceder a la tarea ingresando a Flokzu.
Cuándo utilizar esta funcionalidad
Tareas en las que gerentes o cargos altos deben tomar decisiones basándose en información disponible (ej: aprobar órdenes de compra)
Tareas que deben realizarse fuera de Flokzu (ej: llamada de seguimiento a un potencial cliente, imprimir un documento, enviar información a un proveedor). El usuario realiza lo que deba hacer y luego confirma que completó la tarea directamente desde su correo electrónico.
Tareas que únicamente requieren que el usuario notifique haber recibido cierta información. La información llega a su correo dentro de los campos del formulario y el asignado completa la tarea al confirmar que la recibió.
Actualizado el: 08/08/2023
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