¿Cómo reasignar una tarea?
La Gestión por Procesos es útil para que los procesos se ejecuten siempre del mismo modo. Al asignar tareas en la etapa del modelado, los usuarios recibirán las tareas automáticamente en su Bandeja de Entrada en el momento adecuado. Esa es una de las principales ventajas de los BPMS. Pero en las organizaciones surgen imprevistos y modelar el proceso previo a su ejecución muchas veces no permite introducir cambios, perjudicando la flexibilidad de los procesos.
Justamente para esos casos es útil poder reasignar tareas ya asignadas. Aunque en la configuración el proceso se haya modelado y publicado de cierta manera, es posible reasignar una tarea particular manualmente.
Permitir que los usuarios se reserven una tarea. Ejemplo: si asignamos la tarea “Contactar cliente” al rol Ventas, todos los vendedores la recibirán y la verán en su Bandeja de Entrada. Quien desee completar esa tarea puede reasignarla a su propio usuario para que pueda ser únicamente completada por él.
Definir quién debe realizar una tarea a partir del usuario que trabajó en la etapa anterior. Ejemplo: en un proceso de Solicitud de Vacaciones cada gerente debe aprobar la solicitud de los empleados de su área. En ese caso la tarea “Aprobar licencia” puede estar asignada al rol “Gerentes” y en cada caso reasignarla al gerente correspondiente según el empleado que haya solicitado la licencia.
Cuando un empleado falta a trabajar o se desvincula de la organización. Esto permite que el trabajo diario no se retrase.
Cuando alguien no dispone de información suficiente para completar una tarea puede reasignarla a la persona que sí cuenta con ella.
Para delegar tareas
Los usuarios con rol Administrador siempre pueden reasignar una tarea en cualquier instancia de proceso, sin importar si tienen la tarea asignada o no. Además los usuarios asignados actualmente a la tarea podrán reasignarla siempre y cuando tengan permiso de reasignación.
El permiso de reasignación se define para cada Tarea de Usuario individualmente. Se debe configurar en la pestaña “Permisos” siguiendo estos pasos:
Para reasignar una tarea, quienes tengan permiso deben ingresar a la instancia de proceso y seguir los siguientes pasos:
La reasignación se debe hacer dentro de cada instancia de proceso y aplica para ese caso particular. En el ejemplo anterior únicamente se está reasignado la tarea “Apobación de Solicitud de Crédito” de la instancia APROCREDTN-40.
Al hacer clic en el botón de reasignar tarea, no solo podrás reasignarla sino también notificar por correo a él(los) usuarios asignados a completarla.
Además, en la misma ventana de reasignación podrás ver quienes son los lectores de la tarea, por si deseas diferenciarlos de quienes deben completarla.
La reasignación funciona tal como si se modificaran los asignados en la configuración del workflow. Los nuevos asignados verán la tarea en su Bandeja de Entrada y quien reasignó la tarea tendrá permiso de lectura sobre la instancia de proceso. Además la reasignación se registrará en la historia.
Justamente para esos casos es útil poder reasignar tareas ya asignadas. Aunque en la configuración el proceso se haya modelado y publicado de cierta manera, es posible reasignar una tarea particular manualmente.
Cuándo utilizar esta funcionalidad
Permitir que los usuarios se reserven una tarea. Ejemplo: si asignamos la tarea “Contactar cliente” al rol Ventas, todos los vendedores la recibirán y la verán en su Bandeja de Entrada. Quien desee completar esa tarea puede reasignarla a su propio usuario para que pueda ser únicamente completada por él.
Definir quién debe realizar una tarea a partir del usuario que trabajó en la etapa anterior. Ejemplo: en un proceso de Solicitud de Vacaciones cada gerente debe aprobar la solicitud de los empleados de su área. En ese caso la tarea “Aprobar licencia” puede estar asignada al rol “Gerentes” y en cada caso reasignarla al gerente correspondiente según el empleado que haya solicitado la licencia.
Cuando un empleado falta a trabajar o se desvincula de la organización. Esto permite que el trabajo diario no se retrase.
Cuando alguien no dispone de información suficiente para completar una tarea puede reasignarla a la persona que sí cuenta con ella.
Para delegar tareas
Quiénes pueden reasignar tareas
Los usuarios con rol Administrador siempre pueden reasignar una tarea en cualquier instancia de proceso, sin importar si tienen la tarea asignada o no. Además los usuarios asignados actualmente a la tarea podrán reasignarla siempre y cuando tengan permiso de reasignación.
Cómo configurar el permiso de reasignación
El permiso de reasignación se define para cada Tarea de Usuario individualmente. Se debe configurar en la pestaña “Permisos” siguiendo estos pasos:
Cómo reasignar una tarea
Para reasignar una tarea, quienes tengan permiso deben ingresar a la instancia de proceso y seguir los siguientes pasos:
La reasignación se debe hacer dentro de cada instancia de proceso y aplica para ese caso particular. En el ejemplo anterior únicamente se está reasignado la tarea “Apobación de Solicitud de Crédito” de la instancia APROCREDTN-40.
Al hacer clic en el botón de reasignar tarea, no solo podrás reasignarla sino también notificar por correo a él(los) usuarios asignados a completarla.
Además, en la misma ventana de reasignación podrás ver quienes son los lectores de la tarea, por si deseas diferenciarlos de quienes deben completarla.
Cómo funciona
La reasignación funciona tal como si se modificaran los asignados en la configuración del workflow. Los nuevos asignados verán la tarea en su Bandeja de Entrada y quien reasignó la tarea tendrá permiso de lectura sobre la instancia de proceso. Además la reasignación se registrará en la historia.
Actualizado el: 09/08/2023
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