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¿Cómo creo mi primer proceso?

Para iniciar la creación de tu primer proceso en Flokzu, ve a la sección "Mis Procesos" en la barra lateral. Luego, haz clic en el botón "Nuevo proceso" para dar inicio a un proceso

Templates

Automáticamente se abrirá una ventana en la cual verás varios formularios predeterminados (“templates” en inglés) como “solicitud de Compra o “Selección de Personal”.

Estos formularios ya cuentan con un modelado y una configuración inicial, por lo cual están listos para ser ejecutados. Asigna roles o usuarios a las tareas predeterminadas y comienza a poner en marcha tu proceso de negocio.

Crea tu proceso desde cero

Si no deseas iniciar ninguno de los procesos predeterminados o quieres crear tu proceso desde cero, haz clic en el botón “Crear de cero” que aparece en la ventana.

Nombra e identifica tu proceso

Antes de comenzar a configurar y modelar tu proceso, necesitas realizar dos acciones:

Nombrar tu proceso
Asignarle un identificador, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Adicionalmente también puedes configurar los usuarios o roles a los que asignas permisos para Publicar y Editar el proceso y los lectores predeterminados de la instancia.

Estas configuraciones podrás modificarlas más adelante desde la pestaña Configuración del proceso.

El identificador asignado será único para cada proceso. Una vez seleccionado el identificador y guardado el proceso, no podrás modificarlo. Si por cualquier motivo eliminas un proceso de tu cuenta y luego quisieras crearlo de cero asignándole el mismo identificador, no podrás hacerlo. Deberás elegir un identificador que no hayas seleccionado antes.

Crear un proceso con IA

La creación de procesos puede ser aún más rápida y sencilla utilizando nuestro asistente con Inteligencia Artificial (IA). Esta funcionalidad te permite describir el flujo de trabajo en tus propias palabras y la IA se encargará de diagramarlo.

Para empezar:

Ve al botón "Nuevo proceso" y selecciona "Crear con IA".
El sistema te pedirá los datos básicos (Nombre e Identificador) tal como en la creación estándar.
Inmediatamente se abrirá una ventana de chat donde la IA te preguntará la descripción del proceso. Escribe el proceso que deseas crear en tus propias palabras. Por ejemplo: "Quiero un flujo para aprobar vacaciones. Empieza con el empleado solicitando, va al jefe para su aprobación, y si aprueba, envía una notificación a RRHH y al empleado. Si rechaza, solo notifica al empleado."
La IA interpretará tu descripción y creará automáticamente un diagrama del workflow del proceso.

Modificaciones y controles

Una vez creado el flujo inicial, puedes:

Pedir modificaciones: Continúa usando el chat para pedirle a la IA que interprete y modifique el flujo (ejemplo: "Agrega una tarea de Dirección antes de RRHH si la cantidad de días es mayor a 10", "Cambia el nombre de la tarea 'Revisar' a 'Aprobar Solicitud'").
Deshacer cambios: Clickea el botón DESHACER para revertir la última acción.
Crear un nuevo flujo: Clickea el botón "+" para iniciar un flujo completamente nuevo con una nueva descripción.

¡Importante! Una vez que estés satisfecho con el diagrama generado por la IA, no olvides salir del chat, configurar todos los elementos del diagrama (formularios, asignaciones, timers, etc.) y publicar el proceso.

Ventajas de usar el asistente IA

Utilizar la IA para la creación de workflows te permite:

Ahorra tiempo: Pasa de una idea textual a un diagrama de proceso funcional en segundos.
Reduce errores iniciales: la IA interpreta tu descripción y propone una estructura coherente.
Facilita iteraciones rápidas: puedes ajustar el flujo conversando, sin necesidad de redibujar.
Enfoque en el negocio: Te concentras en describir qué quieres que haga el proceso, y la IA se encarga de la sintaxis del diagrama.
Ideal para comenzar desde cero: especialmente útil cuando aún no tienes claro el diseño

Privacidad de datos en la creación con IA

La privacidad y seguridad de los datos de nuestros clientes es una prioridad. El uso del chatbot de IA para diagramar procesos cumple con estrictos controles:

Enfoque en BPM: El chatbot está diseñado específicamente para diagramar flujos y obviará cualquier solicitud que no esté relacionada con la creación o modificación de un diagrama BPM.
Acceso limitado: La IA no tiene acceso por defecto a ningún dato del usuario ni de la cuenta.
Información compartida: La única información que se comparte con la IA es: Las instrucciones que el usuario escribe en el chat, y los datos de la estructura del proceso (elementos del diagrama actual, sus conexiones, títulos de cada elemento).
Datos no nompartidos: La IA no tendrá acceso a datos sensibles como: datos de los usuarios o roles asignados a cada tarea, cuerpo del mail en tareas de mensajes, documentación de las tareas de usuario, configuración del proceso u otros datos que no estén directamente relacionados con la estructura del diagrama.

Estos controles se logran mediante un pre-procesamiento de la información que elimina automáticamente los datos no relevantes antes de enviarlos a la IA, garantizando la privacidad y seguridad de sus datos.

Desactivación: Si por alguna razón su organización desea desactivar por completo las funcionalidades de IA, puede solicitarlo en cualquier momento a nuestro equipo de soporte.

¡Ya estás listo para comenzar a configurar tu primer proceso, y puedes comenzar ya por configurar el formulario!

¿Estás comenzando con tus procesos? Agenda una demo con uno de nuestros expertos para conocer tus necesidades y cómo podemos ayudarte.

Actualizado el: 17/11/2025

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