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Lectores y visibilidad de instancias a nivel del proceso/tarea.

Hay dos tipos de lectores (personas que pueden ver una instancia de proceso):

Lectores Globales > Los usuarios y/o roles a los que les otorgues este permiso podrán consultar instancias de proceso asociadas en todo momento (incluso las finalizadas).

Lectores al Finalizar> Los usuarios y/o roles que podrán consultar instancias de proceso finalizadas.

Los usuarios que cuenten con el rol Administrator tendrán acceso a todas las instancias de proceso en todo momento (tanto activas como finalizadas).

Para definir los lectores de un proceso debes dirigirte a la pestaña “Configuración” en la edición de un proceso.

¿Quién puede ser definido como lector?

Roles (todos los usuarios que pertenecen a ese rol).
Usuarios específicos.
Lectores dinámicos: Para configurar los lectores dinámicamente deberás hacerlo utilizando un campo de formulario (tipo de campo combo o correo electrónico).
Participantes históricos: Todos aquellos usuarios que han interactuado con la instancia del proceso (por ejemplo, cargar un archivo, guardar el formulario del proceso, completar una tarea, aprobar un formulario, etc.).

Advertencia: se recomienda enfáticamente en los lectores globales y en general en todas las configuraciones que involucren personas, usar "Roles" en lugar de usuarios específicos, porque si se usan nombres de usuarios fijos, y estas personas luego cambian, la instancias pueden quedar inaccesibles

¿Qué verán quienes tengan permiso de lectura?

Los usuarios o roles que tengan permiso de lectura sobre las instancias de proceso al abrir la instancia verán los campos que se muestran en esa tarea (ya sean requeridos, editables u solo lectura) en modo solo lectura.

Ten en cuenta que los lectores se calcularán cada vez que una instancia cambie de una tarea a otra.

Ejemplo: Tienes la instancia de proceso COMP-1 en la tarea Revisar compra, el lector es solamente el rol Compras. Si luego agregas al rol Administración como lector, este no podrá ver COMP-1 mientras esté en Revisar compra, hasta que la misma cambie de tarea por ejemplo a Aprobar compra.

En caso de que quieras que todas aquellas personas que hayan interactuado con una instancia de proceso sean lectores de la misma, en la configuración de los Lectores deberás seleccionar el rol especial [Participantes Históricos].

Lectores en una tarea

También puedes definir lectores para una tarea específicamente. Para ello debes abrir la Tarea de Usuario en el flujo del proceso, hacer clic en las tres líneas horizontales que te muestran el resto de las pestañas e ingresar a Lectores. Allí podrás definir a usuarios o roles específicos que tendrán permiso de lectura sobre las instancias de ese proceso en esa tarea en particular.

Actualizado el: 08/08/2023

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