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Las Tareas de Envío de Mensaje (Send Task) son aquellas tareas que te permitirán enviar correos electrónicos a quien tú desees de manera completamente automática. Para configurarlas solo debes arrastrar la tarea que tiene un mensaje como ícono y soltarla en cualquier parte del flujograma.



Una vez hecho esto, debes elegir el Nombre, Destinatario(s), Asunto y el Cuerpo del Mensaje.

Nombre: En el nombre debe ser fácilmente reconocible por quienes manejan el diseño de tus procesos. Por ejemplo: “Enviar notificación al cliente”.

Destinatario(s): Aquí deberás elegir los destinatarios de tu tarea de Envío de Mensaje. Los destinatarios pueden ser: Roles del sistema, Roles de usuario, usuarios de la cuenta o campos del formulario.

Asunto: En el asunto deberás colocar la información que deseas que los destinatarios de tu Tarea de Envío de Mensaje reciban como encabezado de la notificación.

Cuerpo del mensaje: En el cuerpo del mensaje deberás colocar información detallada del mensaje que deseas enviar.

¿Puedo insertar campos del formulario en una Tarea de Envío de Mensaje?

Sí, los campos del formulario pueden insertarse tanto en el Asunto como en el Cuerpo del mensaje. Para insertarlas en el cuerpo del mensaje, solamente debes presionar " { ". Se desplegará una lista con algunos campos relevantes que podrías utilizar en tu mensaje, por ejemplo: Identificador, Descripción, Iniciador del Proceso, e incluso campos del formulario.



La lista desplegable mostrará todos los campos del formulario. Basta con que presiones los corchetes (“ { ”) y comiences a escribir el nombre del campo que deseas insertar para que aparezca primero en la lista.

¿Puedo insertar campos de formulario en el asunto del mensaje?

Sí. Los campos de formulario también pueden ser insertados en los asuntos de los mensajes que deseas enviar a través de Flokzu. Sin embargo, ten en cuenta que no aparecerá ninguna lista desplegable. Para insertar un campo de formulario en el asunto simplemente debes escribir el campo entre corchetes. Ejemplo: {{- Identificador -}}, el cual traerá el número de Identificador de la instancia de proceso.



Plantillas de impresión en Tareas de Envío de Mensaje

Otra funcionalidad muy útil es la posibilidad de insertar como adjunto en formato pdf el documento que has seleccionado como Plantilla de impresión para tu proceso. De esta forma, la información que has ingresado en el formulario podrá ser enviada automáticamente con el formato que hayas definido en tu plantilla. Para realizar esto simplemente presiona " { " y selecciona “Plantilla de Impresión” de la lista desplegable.



Ten en cuenta que las Plantillas de Impresión solo están habilitadas para usuarios suscritos al Plan Premium.

Insertar código HTML en el cuerpo del mensaje

También existe la posibilidad de insertar código HTML en el cuerpo del mensaje. Simplemente escribe el código HTML en la casilla correspondiente y personaliza el envío de tus mensajes automáticos.

Utilidad de las Tareas de Envío de Mensaje

Las Tareas de Envío de Mensaje tienen muchos usos, algunos de los cuales enumeramos a continuación:

Avisar al cliente que su Solicitud de Cotización ha sido ingresada al sistema y se le enviará una cotización a la brevedad.
Comunicar a un candidato para trabajar en una organización que su CV ha sido recibido y, en caso de haber sido seleccionado, se le contactará para agendar una entrevista.
Enviar un resumen al Gerente de una organización con toda la información relevante de una instancia de proceso para que apruebe o rechace el documento.
Comunicarle a un cliente que su consulta o sugerencia ha sido recibida por el área de Soporte y que se le contactará a la brevedad.
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