La gestión del tiempo es muy importante en BPM porque permite establecer fechas límite para las tareas que deben realizarse. Si tu organización cuenta con muchos usuarios y las tareas a realizar por cada uno de ellos son diversas, es recomendable establecer fechas límite para asegurarte de que todas ellas se completen en tiempo y forma.

A continuación, te contaremos cómo puedes asignar plazos a las tareas de tu organización, así como sus diferentes tipos.

Asignar plazos a una tarea

En Flokzu hay tres maneras de asignar plazos a las tareas:

Definir una duración para las tareas
Configurar un temporizador interruptivo
Configurar un temporizador no interruptivo

¿Cuándo utilizar la duración de tareas?

Definir una duración para tus tareas cumple una función orientativa para los usuarios que deban completarlas. Estos podrán ver en cada momento cuánto tiempo disponen para completar la tarea y así aprender a autoadministrarse.

De esta manera, los usuarios pueden llevar un control por sí mismos de las tareas que deben realizar, sin necesidad de que otra persona se lo indique constantemente, ya sea vía mail, teléfono o personalmente.

Si quieres definir una duración para tus tareas, aprende cómo hacerlo aquí.

Una vez cumplido el plazo asignado para completar una tarea, no sucederá ninguna acción automática. La tarea no se cancelará, pero sí se marcará como retrasada en la Bandeja de Entrada, en los Reportes en Tiempo Real y en los Reportes a Medida.

Todas las tareas en las cuales se hubiera configurado una duración generarán etiquetas de colores para el usuario que debe actuar en ella. Estas etiquetas aparecerán tanto en la Bandeja de Entrada del usuario como dentro de la tarea en cuestión.



La etiqueta de color verde indica que el plazo de la tarea aún no se ha cumplido.
La etiqueta de color amarillo indica que quedan menos de 24 h para que culmine el plazo.
La etiqueta de color rojo indica que el plazo asignado ha finalizado y la tarea se encuentra retrasada.

El objetivo de estas etiquetas es que los usuarios finales puedan ver en qué tareas deben trabajar primero (etiquetas rojas), cuáles pueden esperar (etiquetas verdes) y cuáles deberían completarse pronto (etiquetas amarillas).

Si lo deseas, también puedes ordenar las tareas activas de tu Bandeja de Entrada por “fecha de vencimiento”. De esta manera, podrás ver de una manera rápida y sencilla cuáles son las tareas que deben atenderse primero.



¿Cuándo utilizar temporizadores interruptivos?

Puedes utilizar temporizadores interruptivos para mejorar la administración del tiempo de tus procesos. A diferencia de lo que sucede cuando defines una duración, estos temporizadores permiten establecer plazos límite para una tarea y, una vez que se alcanza ese plazo, la tarea a la que está asociado el temporizador se cancelará. En su lugar se ejecutará el camino que continúe por el temporizador.

El tiempo comenzará a correr una vez que la instancia de proceso alcance la tarea a la que está asociado el temporizador. Si la tarea se completa antes de que transcurra el tiempo definido, el temporizador no tendrá ningún efecto.

Es decir que el flujo seguirá según lo que se complete antes: la tarea o el tiempo establecido.



Ejemplo: En este caso si el tiempo del temporizador se cumple antes de que el usuario complete la Tarea A, esa tarea se cancelará y automáticamente se asignará la tarea Tarea A - Jefe.

El plazo establecido en un temporizador interruptivo no es visible para los usuarios. Si deseas que los usuarios finales vean de cuánto tiempo disponen para completar un determinado proceso, entonces sería recomendable que definas una duración para tus procesos, en vez de utilizar temporizadores.

Si deseas aprender a configurar un temporizador interruptivo, haz clic aquí.

Algunas aplicaciones de los temporizadores para mejorar la administración del tiempo son:

Si un empleado tarda demasiado tiempo en completar una tarea, podemos asignarla automáticamente a su jefe.
Si aguardamos la respuesta de un cliente/proveedor para completar un proceso y demora más de un mes (o varios meses) en contestar, podemos dar por terminado el proceso. De esta forma no tendremos tareas pendientes que nos distraigan de las demás tareas.
Si generamos ofertas por tiempo limitado, podemos configurar que sólo esté disponible por cierto tiempo y luego enviar una nueva cotización a nuestros clientes.

¿Cuándo utilizar temporizadores no interruptivos?

Los temporizadores no interruptivos están limitados únicamente al plan Premium. La gran diferencia con los temporizadores interruptivos es que, una vez alcanzado la fecha límite, la tarea no se cancela sino que el flujo se paraleliza y continúa por dos caminos.

Si deseas aprender a configurarlos, haz clic aquí.

El tiempo comenzará a correr una vez que la instancia de proceso alcance la tarea a la que está asociado el temporizador. Si la tarea se completa antes de que transcurra el tiempo definido por los temporizadores no interruptivos, estos no tendrán ningún efecto.

Una de las ventajas de los temporizadores no interruptivos es que soportan repetición infinita. Por ejemplo, puedes mandar un mail a un usuario cada vez que pasan 2 días desde que se le asignó una tarea. Para realizar esto, selecciona un temporizador no interruptivo y luego marca el siguiente checkbox:



También son muy útiles si quieres realizar diversas acciones, dependiendo del tiempo transcurrido desde que el flujo alcanzó la tarea a la cual le has configurado temporizadores.

Por ejemplo, puedes enviarle un email al responsable de no completar una tarea a los 3 días desde que la tarea le fue asignada. Pasados 5 días, puedes enviarle un email a su supervisor/jefe, informándole que la tarea no ha sido completada. En ambos casos, la tarea no será cancelada sino que el flujo correrá en paralelo con las acciones automáticas activadas por los respectivos temporizadores.

¿Puedo combinar temporizadores interruptivos y no interruptivos?

Sí. En el siguiente ejemplo verás una combinación entre temporizadores interruptivos y no interruptivos para alcanzar un determinado objetivo:



En este ejemplo, se configuraron 3 temporizadores. El primero, de nombre “3 días”, le enviará un email al usuario que debe completar la tarea de “Chequear disponibilidad de productos” si no lo hubiera hecho transcurridos 3 días.

El segundo temporizador, de nombre “5 días”, le enviará un email al Jefe del Área Comercial informándole que han pasado 5 días desde que el usuario debía completar la tarea y aún no lo ha hecho.

Por último, el temporizador interruptivo de nombre “10 días”, le asignará la tarea automáticamente al Jefe del Área Comercial si hubieran pasado 10 días desde que el usuario debía completar la tarea.

Es importante tener en cuenta que los temporizadores sólo pueden asociarse a una Tarea de Usuario y hay un límite de hasta 5 temporizadores por tarea.
¿Este artículo te resultó útil?
¡Gracias!