Interacción con participantes externos
Esta funcionalidad permite la interacción con personas que no tengan usuario en una cuenta de Flokzu. Si configuras una tarea para tomar los actores desde un campo y en ese campo hay un correo electrónico que no pertenece a un usuario de la cuenta, entonces se considerará como un participante externo y se le enviará un correo electrónico con un enlace para que pueda participar (siempre y cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada).
Un participante externo no puede completar tareas ni ver o modificar los campos del formulario. El participante externo sí podrá ver los valores de los campos del formulario si estos fueron agregados en la sección “Documentación”.
La tarea que cuenta únicamente con interacción de externos se puede combinar con un temporizador interruptivo para que nadie tenga que ir manualmente a completar la tarea. Cada interacción externa será notificada por correo a los asignados a completarla (Si el Administrador es un asignado, entonces recibirá la notificación enviada a los participantes externos, pero si no es un asignado, no la recibirá).
En el modelador de procesos, abre la tarea en la cual deseas habilitar la interacción con participantes externos. En la pestaña "Asignación" define al asignado a partir de un campo X (donde luego se ingresará el correo del participante externo). En el ejemplo, nuestro campo se llama "Correo".
Los correos electrónicos a los cuales enviar la participación se obtendrán de los campos permitidos para asignar tareas (correo electrónico, combo y combo multiselección). Se pueden asignar tanto usuarios del sistema como participantes externos a una misma tarea.
En el modelado del flujo, abre la tarea y ve a la pestaña "Opciones". Verás allí una nueva opción que dice "Esta tarea permite interacción con usuarios externos a Flokzu". Deberás hacer clic en el checkbox.
Si al momento de evaluar la asignación a una tarea Flokzu encuentra un correo electrónico que no es usuario y además, la interacción está habilitada, enviará una invitación a ese correo electrónico a participar en la tarea.
En ese mismo popup, ve a la pestaña "Documentación" y escribe ahí lo que desees que el participante externo vea en la página de interacción. Soporta HTML y también la inserción de campos vía mustache (como las Tareas de Envío de Mensaje). La idea es que en "Documentación" se agregue la información necesaria para que el participante externo sepa qué se espera de él, qué tiene que subir, etc.
En la Documentación se podrán agregar los campos del formulario, así como también campos especiales como identificador, duración, entre otros. También podrás insertar HTML en la pestaña documentación para personalizar el texto.
Por último, en la pestaña "Permisos" hay una nueva categoría con el permiso "Ver interacciones de usuarios externos" (desmarcado por defecto). Esto es para decidir luego en qué tareas se van a poder ver las interacciones. Por defecto si marcamos que una tarea permite interacción, se activa este permiso. Pero para el resto de las tareas, por defecto está desmarcado, por lo tanto deberás ir a las tareas que te interesan y habilitar la opción “Ver interacciones de usuarios externos".
Si en una instancia hubo interacciones, cuando la misma está finalizada se verán todas en su pestaña correspondiente. Si no hubo interacciones, no se verá la pestaña.
En caso de que el participante externo trate de interactuar en una tarea que ya ha sido completada por un usuario de Flokzu, al hacer clic en el link se le notificará que esa tarea ya no existe.
Al llegar a una tarea que permite interacción y cuyo asignado es un participante externo, se le enviará un correo al participante externo, similar al siguiente:
El usuario clickea el botón "Ir al formulario" y accede a una página donde ve la documentación. También verá un campo de múltiples líneas con un límite de 1200 caracteres (obligatorio) y podrá subir un único archivo de hasta 10MB (opcional).
Los participantes externos no podrán completar campos ni realizar tareas, sólo podrán completar un área de texto con lo que se les solicite y adjuntar un archivo.
En caso de que la tarea tenga duración, y que se haya marcado la casilla Alertar a los asignados 24 horas hábiles antes del plazo establecido, esta notificación también será enviada al participante externo en caso de que este no haya participado. Además, si has agregado la duración en la documentación, los participantes externos lo verán en su notificación a participar de la tarea.
El participante externo no podrá ver campos del formulario que no hayan sido agregados a la pestaña Documentación.
Al abrir la instancia, aparecerá la nueva pestaña (si el permiso "ver interacciones de usuarios externos" fue configurado) con las interacciones una abajo de la otra, en orden descendente (nuevas primero).
Se mostrará información básica: quien la mandó, un extracto, la fecha y, si tiene archivo adjunto, un ícono de un paperclip a la izquierda.
Recuerda que el permiso de "ver interacciones de usuarios externos" debe configurarse para cada tarea.
Haz clic en una interacción y aparecerá el detalle. Si hay un adjunto que admita previsualización (imagen / pdf), se habilitará el ícono de previsualización.
Nota: Si haces clic en el botón de "Reenviar emails..." ubicado en la sección Reportes en Tiempo Real, también se reenviarán los correos a participantes externos.
Un participante externo no puede completar tareas ni ver o modificar los campos del formulario. El participante externo sí podrá ver los valores de los campos del formulario si estos fueron agregados en la sección “Documentación”.
La tarea que cuenta únicamente con interacción de externos se puede combinar con un temporizador interruptivo para que nadie tenga que ir manualmente a completar la tarea. Cada interacción externa será notificada por correo a los asignados a completarla (Si el Administrador es un asignado, entonces recibirá la notificación enviada a los participantes externos, pero si no es un asignado, no la recibirá).
¿Cómo se definen?
En el modelador de procesos, abre la tarea en la cual deseas habilitar la interacción con participantes externos. En la pestaña "Asignación" define al asignado a partir de un campo X (donde luego se ingresará el correo del participante externo). En el ejemplo, nuestro campo se llama "Correo".
Los correos electrónicos a los cuales enviar la participación se obtendrán de los campos permitidos para asignar tareas (correo electrónico, combo y combo multiselección). Se pueden asignar tanto usuarios del sistema como participantes externos a una misma tarea.
En el modelado del flujo, abre la tarea y ve a la pestaña "Opciones". Verás allí una nueva opción que dice "Esta tarea permite interacción con usuarios externos a Flokzu". Deberás hacer clic en el checkbox.
Si al momento de evaluar la asignación a una tarea Flokzu encuentra un correo electrónico que no es usuario y además, la interacción está habilitada, enviará una invitación a ese correo electrónico a participar en la tarea.
En ese mismo popup, ve a la pestaña "Documentación" y escribe ahí lo que desees que el participante externo vea en la página de interacción. Soporta HTML y también la inserción de campos vía mustache (como las Tareas de Envío de Mensaje). La idea es que en "Documentación" se agregue la información necesaria para que el participante externo sepa qué se espera de él, qué tiene que subir, etc.
En la Documentación se podrán agregar los campos del formulario, así como también campos especiales como identificador, duración, entre otros. También podrás insertar HTML en la pestaña documentación para personalizar el texto.
Por último, en la pestaña "Permisos" hay una nueva categoría con el permiso "Ver interacciones de usuarios externos" (desmarcado por defecto). Esto es para decidir luego en qué tareas se van a poder ver las interacciones. Por defecto si marcamos que una tarea permite interacción, se activa este permiso. Pero para el resto de las tareas, por defecto está desmarcado, por lo tanto deberás ir a las tareas que te interesan y habilitar la opción “Ver interacciones de usuarios externos".
Si en una instancia hubo interacciones, cuando la misma está finalizada se verán todas en su pestaña correspondiente. Si no hubo interacciones, no se verá la pestaña.
En caso de que el participante externo trate de interactuar en una tarea que ya ha sido completada por un usuario de Flokzu, al hacer clic en el link se le notificará que esa tarea ya no existe.
¿Qué recibirán los participantes externos?
Al llegar a una tarea que permite interacción y cuyo asignado es un participante externo, se le enviará un correo al participante externo, similar al siguiente:
El usuario clickea el botón "Ir al formulario" y accede a una página donde ve la documentación. También verá un campo de múltiples líneas con un límite de 1200 caracteres (obligatorio) y podrá subir un único archivo de hasta 10MB (opcional).
¿Qué podrán hacer?
Los participantes externos no podrán completar campos ni realizar tareas, sólo podrán completar un área de texto con lo que se les solicite y adjuntar un archivo.
En caso de que la tarea tenga duración, y que se haya marcado la casilla Alertar a los asignados 24 horas hábiles antes del plazo establecido, esta notificación también será enviada al participante externo en caso de que este no haya participado. Además, si has agregado la duración en la documentación, los participantes externos lo verán en su notificación a participar de la tarea.
El participante externo no podrá ver campos del formulario que no hayan sido agregados a la pestaña Documentación.
¿Cómo puedo visualizar las interacciones dentro de una instancia?
Al abrir la instancia, aparecerá la nueva pestaña (si el permiso "ver interacciones de usuarios externos" fue configurado) con las interacciones una abajo de la otra, en orden descendente (nuevas primero).
Se mostrará información básica: quien la mandó, un extracto, la fecha y, si tiene archivo adjunto, un ícono de un paperclip a la izquierda.
Recuerda que el permiso de "ver interacciones de usuarios externos" debe configurarse para cada tarea.
Haz clic en una interacción y aparecerá el detalle. Si hay un adjunto que admita previsualización (imagen / pdf), se habilitará el ícono de previsualización.
Nota: Si haces clic en el botón de "Reenviar emails..." ubicado en la sección Reportes en Tiempo Real, también se reenviarán los correos a participantes externos.
Actualizado el: 28/07/2023
¡Gracias!