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Documentación en una Tarea de Usuario

En Flokzu tienes la posibilidad de adjuntar documentación en cada una de las Tareas de Usuario de un proceso.

¿Para qué sirve?

Esta sección te permite, entre otras cosas, adjuntar instrucciones para tus usuarios en una tarea particular para que estos sepan si hay instrucciones específicas para completar algún campo, a qué deben prestar especial atención, y demás instrucciones que desees otorgarles.

Otro uso es documentar el proceso con fines de auditoría o certificación. Ante un auditor, puedes exportar el diagrama del proceso junto a la documentación de cada tarea.

¿Cómo agrego documentación en una tarea?

Para agregar documentación en una tarea particular ingresa a la edición de la tarea, luego haz clic en el ícono que muestras las opciones adicionales (ver imagen) y selecciona la opción “Documentación”. Allí podrás agregar la documentación que desees.

¿Dónde puedo ver la documentación?

Una vez ingresada la documentación y publicado el proceso, los usuarios asignados a completar la tarea verán un ícono de información en el extremo superior derecho de la tarea en el cual podrán consultar la documentación ingresada.

Documentación para participantes externos

En Flokzu tienes la posibilidad de adjuntar documentación para que sea visible por participantes externos a Flokzu. Estos participantes externos podrán participar en las distintas tareas de tus procesos ingresando una respuesta a la documentación enviada (obligatorio) y adjuntando un documento (opcional).

Recomendamos que si en una tarea particular agregas documentación para que sea visible por participantes externos, no agregues instrucciones para los usuarios de Flokzu en la misma sección de Documentación. Esto podría ocasionar confusiones entre los participantes externos y los usuarios asignados para completar la tarea.

¿Puedo descargar la documentación?

Sí. Para descargar la documentación de un determinado proceso, simplemente dirígete a la sección “Mis procesos”, posiciónate en un proceso y luego haz clic en el botón “Descargar documentación del proceso”.

Se abrirá una planilla de Excel conteniendo información sobre el modelado y configuración del proceso, junto a toda la documentación que hayas ingresado en cada una de las etapas.

Actualizado el: 25/10/2018

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