Asignación fija y dinámica de Tareas a participantes
Hay varias maneras en que puedes asignar una Tarea de Usuario para que sea completada.
Por un lado puede existir la asignación fija, donde asignas un usuario o rol específico para completar la Tarea de Usuario. Al asignar un usuario solo esa persona recibirá la tarea en su bandeja de entrada para completarla. En cambio, cuando asignas a un rol, todas las personas que constituyen el rol recibirán la tarea en su bandeja de entrada para completarla.
También puedes optar por la asignación dinámica en caso de que el proceso lo requiera. Hay varias manera de lograr la asignación dinámica, por un lado puedes utilizar un campo combo (simple o multiselección) cuyo origen de datos sean los Usuarios del sistema. En este caso, durante la ejecución del proceso un usuario seleccionará a otro usuario de ese combo, al cual se le asignará la tarea.
Lo mismo sucede cuando el origen de los datos del combo son los Roles de la cuenta. La diferencia con la opción de usuarios es que la tarea se asignará a ese único o varios roles y no a usuarios.
El origen de los datos de los combos puede ser variado, no necesariamente debe ser Usuarios o Roles. También podría ser un combo por base de datos que traiga los nombres de ciertos usuarios/roles o una lista determinada de correos electrónicos.
Otra opción es que el origen de los datos sea manual y de esa manera se podrían ingresar correos electrónicos de manera manual a los cuales luego quieres asignar una tarea.
Se puede configurar la asignación mediante un Web Service. Este resolverá la lógica correspondiente, y deberá devolver el correo electrónico del usuario al cual asignar la instancia de proceso.
Asimismo, puedes lograr la asignación dinámica utilizando un campo correo electrónico y luego asignando la Tarea de Usuario a este campo.
Importante: Siempre que se asigne una tarea a un correo electrónico que no corresponda a un usuario de Flokzu, y si se encuentra desactivada la Interacción con participantes externos, el sistema no encontrará a quien asignar y asignará la instancia de proceso al rol Administrator.
Para estos casos donde quieras lograr la asignación dinámica mediante campos, en lugar de seleccionar un usuario o un rol en la pestaña de asignación, deberás seleccionar el campo ( ya sea combo simple, multiselección o email).
También tienes la posibilidad de asignar una tarea de forma dinámica al iniciador de un proceso. Supongamos que el iniciador envía el formulario inicial y tras ser evaluado en una etapa posterior, el Aprobador sugiere que se introduzcan ciertos cambios o solicita más información. Si asignas esta siguiente tarea al Iniciador del proceso, este podrá realizar las modificaciones y el flujo continuará adelante.
Asimismo, puedes asignar tareas a los participantes históricos de un proceso. Son participantes históricos de un proceso todos aquellos que hayan participado del mismo. Esto resulta muy útil para asegurarte que las personas a las cuales le solicitas el seguimiento de un proceso sean las que efectivamente han participado en él.
Por último, tienes la posibilidad de asignar tareas al último participante de una tarea. Este campo especial asignará la nueva tarea al último participante que completó una tarea.
Asignación fija
Por un lado puede existir la asignación fija, donde asignas un usuario o rol específico para completar la Tarea de Usuario. Al asignar un usuario solo esa persona recibirá la tarea en su bandeja de entrada para completarla. En cambio, cuando asignas a un rol, todas las personas que constituyen el rol recibirán la tarea en su bandeja de entrada para completarla.
Asignación dinámica
Combo Usuarios o Roles
También puedes optar por la asignación dinámica en caso de que el proceso lo requiera. Hay varias manera de lograr la asignación dinámica, por un lado puedes utilizar un campo combo (simple o multiselección) cuyo origen de datos sean los Usuarios del sistema. En este caso, durante la ejecución del proceso un usuario seleccionará a otro usuario de ese combo, al cual se le asignará la tarea.
Lo mismo sucede cuando el origen de los datos del combo son los Roles de la cuenta. La diferencia con la opción de usuarios es que la tarea se asignará a ese único o varios roles y no a usuarios.
Combo Base de Datos
El origen de los datos de los combos puede ser variado, no necesariamente debe ser Usuarios o Roles. También podría ser un combo por base de datos que traiga los nombres de ciertos usuarios/roles o una lista determinada de correos electrónicos.
Combo Manual
Otra opción es que el origen de los datos sea manual y de esa manera se podrían ingresar correos electrónicos de manera manual a los cuales luego quieres asignar una tarea.
Web Services
Se puede configurar la asignación mediante un Web Service. Este resolverá la lógica correspondiente, y deberá devolver el correo electrónico del usuario al cual asignar la instancia de proceso.
Correo electrónico
Asimismo, puedes lograr la asignación dinámica utilizando un campo correo electrónico y luego asignando la Tarea de Usuario a este campo.
Importante: Siempre que se asigne una tarea a un correo electrónico que no corresponda a un usuario de Flokzu, y si se encuentra desactivada la Interacción con participantes externos, el sistema no encontrará a quien asignar y asignará la instancia de proceso al rol Administrator.
Para estos casos donde quieras lograr la asignación dinámica mediante campos, en lugar de seleccionar un usuario o un rol en la pestaña de asignación, deberás seleccionar el campo ( ya sea combo simple, multiselección o email).
Iniciador del proceso
También tienes la posibilidad de asignar una tarea de forma dinámica al iniciador de un proceso. Supongamos que el iniciador envía el formulario inicial y tras ser evaluado en una etapa posterior, el Aprobador sugiere que se introduzcan ciertos cambios o solicita más información. Si asignas esta siguiente tarea al Iniciador del proceso, este podrá realizar las modificaciones y el flujo continuará adelante.
Participantes Históricos
Asimismo, puedes asignar tareas a los participantes históricos de un proceso. Son participantes históricos de un proceso todos aquellos que hayan participado del mismo. Esto resulta muy útil para asegurarte que las personas a las cuales le solicitas el seguimiento de un proceso sean las que efectivamente han participado en él.
Último participante
Por último, tienes la posibilidad de asignar tareas al último participante de una tarea. Este campo especial asignará la nueva tarea al último participante que completó una tarea.
Actualizado el: 04/08/2023
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