Firma digital en Flokzu
Firma digital en Flokzu
La firma digital es una pieza clave en la digitalización de procesos empresariales. Flokzu permite incorporar la firma digital como una tarea nativa dentro de cualquier flujo de trabajo, logrando procesos verdaderamente de punta a punta: desde la solicitud hasta el documento firmado, todo ocurre dentro del mismo flujo, sin cortes, sin papel y sin herramientas desconectadas.
¿Por qué combinar BPM con firma digital?
Automatizar un proceso de negocio con una plataforma BPM como Flokzu resuelve la gestión, las aprobaciones y el enrutamiento de tareas. Sin embargo, muchos procesos culminan en un documento que debe ser firmado legalmente: un contrato, una orden de compra, una desvinculación laboral, un consentimiento informado. Sin firma digital integrada, ese último paso obliga a salir del flujo, imprimir, escanear o usar una herramienta separada, rompiendo la trazabilidad y generando demoras.
La combinación de BPM + firma digital cierra ese gap y aporta beneficios concretos:
- Procesos 100% digitales: eliminá los cortes entre la aprobación y la firma. Todo ocurre dentro del mismo flujo.
- Reducción de tiempos de cierre: la firma se dispara automáticamente al cumplir las condiciones del proceso, acelerando contratos, órdenes y acuerdos.
- Configuración flexible y reutilizable: los firmantes pueden ser dinámicos (definidos desde campos del formulario), adaptándose automáticamente a cada caso.
- Seguridad y cumplimiento legal: la evidencia digital queda integrada al expediente, con fecha, hora e historial completo de cada firma, facilitando auditorías y cumplimiento normativo.
- Control en tiempo real: sabés en todo momento quién firmó, quién está pendiente y cuándo se firmó, sin seguimiento manual ni correos paralelos.
Casos de uso típicos
Área | Ejemplo de uso |
|---|---|
Recursos Humanos | Contratos de contratación, evaluaciones de desempeño, documentos de desvinculación |
Finanzas y Contabilidad | Aprobación de pagos, contratos de crédito, declaraciones fiscales |
Legal | Contratos comerciales, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones y consentimientos |
Ventas y Marketing | Propuestas comerciales, acuerdos de distribución, condiciones de servicio |
Logística y Compras | Órdenes de compra, acuerdos con proveedores, recepción de mercancía |
Atención al Cliente | Acuerdos de nivel de servicio (SLA), gestión de devoluciones y reclamaciones |
Compliance y Auditoría | Políticas internas, informes de auditoría, declaraciones de cumplimiento normativo |
Soluciones de firma disponibles en Flokzu
Además del campo de tipo Firma, Flokzu ofrece integración nativa con dos plataformas de firma digital, ambas con idéntica experiencia de usuario e interfaz dentro de Flokzu. La elección entre una y otra depende del marco regulatorio y el nivel de validez legal requerido.
DocuSign
DocuSign es una plataforma de firma electrónica ampliamente extendida a nivel mundial. Es la opción recomendada para organizaciones que ya utilizan DocuSign en su operación, o que tienen presencia global y necesitan una solución reconocida internacionalmente. Soporta firmas simples, avanzadas y certificadas según los estándares globales.
VaFirma
VaFirma es una plataforma de firma digital especializada en soluciones de identidad y firma digital. Entiende las necesidades técnicas y regulatorias particulares de cada mercado de la región, y es la opción recomendada para organizaciones latinoamericanas que necesitan cumplimiento normativo local, especialmente cuando se requiere firma digital avanzada con validez jurídica plena.
¿Qué permite la integración?
Independientemente de la solución elegida (DocuSign o VaFirma), la integración dentro de Flokzu funciona de forma idéntica y permite:
- Adjuntar el documento directamente desde el proceso en Flokzu
- Enviarlo a firma digital sin salir del flujo
- Definir quiénes deben firmar (de forma fija o dinámica mediante campos del formulario)
- Seleccionar el tipo de firma deseado: simple, avanzada o biométrica
- Agregar personas en copia (que pueden ver y descargar el documento, sin necesidad de firmar)
- Hacer seguimiento en tiempo real del estado de cada firma: pendiente, firmado, rechazado
Requisitos previos
- Estar suscrito a un Plan de servicio de Flokzu
- Tener una cuenta activa en DocuSign o en VaFirma
A continuación verás lo pasos para vincular tu cuenta e insertar la solicitud de Firma Digital en tu proceso.
VaFirma
Ingresa a la sección de Configuración → Avanzada en Flokzu y dirígete a la opción Firma Digital.
- Para habilitar la integración con VaFirma primero deberás completar los campos API Key, Secret e Issuer. Estos datos los podrás encontrar dentro de tu cuenta en VaFirma.
- Haz click en el botón Guardar Configuración.
- Habilita la integración con el control deslizante.
Para incorporar la solicitud de firma dentro de un proceso, simplemente arrastra una Tarea de Servicio en el workflow y selecciona la opción VaFirma, a continuación completa los campos para el envío.
DocuSign
Ingresa a la sección de Configuración → Avanzada en Flokzu y dirígete a la opción Firma Digital.
- En el apartado Integración con DocuSign haz clic en Habilitar Permisos. Serás redirigido a DocuSign, donde deberás iniciar sesión (si aún no lo hiciste) y autorizar el acceso a tu cuenta. Esto le dará permiso a Flokzu para enviar documentos en tu nombre.
- Por último, deberás habilitar la integración con el control deslizante ubicado en el lado derecho.
En las Tarea de Servicio del workflow del proceso, verás la opción DocuSign.
Envío y seguimiento
Cuando la instancia del proceso llegue a la Tarea de firma, el documento será enviado automáticamente a los firmantes.
Una vez enviado, aparecerá una pestaña adicional Firmas Digitales en la instancia, donde podrás ver:
- El nombre de los archivos enviados
- Los firmantes involucrados
- El estado actual de cada firma:
La versión firmada del documento solo será accesible desde la plataforma de firma (DocuSign o VaFirma), garantizando así un mayor control sobre los permisos de visualización de información sensible.
Actualizado el: 30/03/2026
¡Gracias!