Integración con DocuSign
DocuSign es una plataforma de firma electrónica que te permitirá firmar cualquier documento, desde un contrato hasta una simple autorización, sin necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos por correo. La integración de DocuSign con Flokzu combina la firma electrónica con la potencia de la automatización de los flujos de trabajo, para que las organizaciones puedan lograr una mayor agilidad y competitividad en entornos de trabajo digital.
Imagina que quieres que alguien firme un contrato o un permiso. Con esta integración, puedes automatizar todo el proceso. Flokzu creará automáticamente un paquete de documentos en DocuSign y se lo enviará a la persona indicada para que lo firme. ¡Así de fácil!
Esta integración te permite crear sobres en DocuSign de forma automática enviando archivos adjuntos incluidos en campos de tu formulario. En DocuSign, un sobre hace referencia al conjunto de los documentos que envía para su firma, y los datos del destinatario.
Al crear el workflow de tu proceso podrás indicar en qué momento debe ser solicitada la firma de los documentos, Flokzu enviará automáticamente los archivos y Docusign solicitará la firma a los destinatarios.
Una vez creado el sobre podrás dar seguimiento en todo momento tanto desde la instancia Flokzu como desde DocuSign, mientras que la versión firmada del documento solo será accesible desde DocuSign para que puedas tener un mayor control sobre los permisos de visualización de tus datos.
Estar suscrito a una cuenta en DocuSign
Estar suscrito a un Plan de servicio Flokzu
Para conectar tu cuenta de DocuSign con Flokzu, sigue estos sencillos pasos:
Ve a la sección de Configuración - Avanzada en Flokzu y busca la opción Firma Digital
En el apartado Integración con DocuSign haz clic en Habilitar Permisos. Serás redirigido a DocuSign y se te pedirá tu contraseña (siempre y cuando aún no hayas iniciado sesión). a continuación deberás autorizar la integración con Flokzu. Esto le dará permiso a Flokzu para acceder a tu cuenta de DocuSign y enviar documentos en tu nombre.
Como último paso deberás habilitar la integración con el slider situado en el lado derecho
La integración con DocuSign es única para todos los procesos de tu organización, esto quiere decir que una vez habilitado, cualquier proceso en Flokzu podrá enviar documentos a firmar utilizando tu cuenta de DocuSign. Sin embargo solo las personas con acceso a tu cuenta de DocuSign podrán ver los archivos firmados. De esta manera puedes asegurar un control efectivo a los datos en caso de información sensible.
Para agregar el envío de firma simplemente debes arrastrar una Tarea de Servicio en el workflow de tu proceso y selecciona la opción DocuSign.
Si aún no has vinculado tu cuenta de DocuSign, no verás esta opción dentro de las Tareas de Servicio
Opcionalmente puedes añadir un nombre a la Tarea que te ayude a identificar la acción en el workflow.
Para configurar el envío deberás completar los siguientes campos:
Asunto: Es el texto que aparecerá en el asunto del mail que llegará a los firmantes.
Adjuntos: Selecciona los campos de tipo Adjunto donde se encuentran los archivos a firmar
Firmantes: Aquí deberás indicar nombre y mail de los firmantes. Puedes seleccionar campos del formulario o agregarlo directamente haciendo clic en el ícono de lápiz.
Seguidores en copia: Opcionalmente podrás enviar una copia a cualquier persona que no necesite firmar el documento. Los destinatarios en copia pueden ver, descargar e imprimir sus documentos, pero no pueden realizar ninguna otra acción. Es de utilidad para agregar el autor del documento que se envía a firmar en caso de que no sea el titular de la cuenta de DocuSign
CANTIDAD DE ADJUNTOS: En cada envío podrás agregar hasta un máximo de 5 archivos. El tamaño total de los archivos no podrá superar los 10 Mb
Cuando tu proceso se encuentre en ejecución y la instancia pase por la Tarea de DocuSign, se creará el sobre con los adjuntos seleccionados y será enviado a los firmantes de forma automática.
Una vez enviado el sobre, verás una pestaña adicional Firmas Digitales donde se listan todos los envíos de solicitudes de firma asociados a la instancia. Desde allí podrás visualizar el nombre de los archivos, los firmantes y dar seguimiento al status de la firma:
sent: La notificación por correo electrónico se ha enviado al menos a un destinatario. El sobre permanece en este estado hasta que todos los destinatarios hayan visto los documentos.
delivered: Todos los destinatarios han visto los documentos.
completed: El sobre se ha completado cuando todos los destinatarios han firmado los documentos.
declined: Un firmante ha rechazado la solicitud de firma.
Puedes consultar todos los estados en la documentación de DocuSign.
Ten presente que la versión firmada del archivo solo será accesible desde DocuSign.
La pestaña Firmas Digitales sera visible en todas las Tareas de Usuario donde esté habilitado el permiso para visualizar la pestaña Adjuntos.
Qué puedes hacer con DocuSign?
Imagina que quieres que alguien firme un contrato o un permiso. Con esta integración, puedes automatizar todo el proceso. Flokzu creará automáticamente un paquete de documentos en DocuSign y se lo enviará a la persona indicada para que lo firme. ¡Así de fácil!
Esta integración te permite crear sobres en DocuSign de forma automática enviando archivos adjuntos incluidos en campos de tu formulario. En DocuSign, un sobre hace referencia al conjunto de los documentos que envía para su firma, y los datos del destinatario.
Al crear el workflow de tu proceso podrás indicar en qué momento debe ser solicitada la firma de los documentos, Flokzu enviará automáticamente los archivos y Docusign solicitará la firma a los destinatarios.
Una vez creado el sobre podrás dar seguimiento en todo momento tanto desde la instancia Flokzu como desde DocuSign, mientras que la versión firmada del documento solo será accesible desde DocuSign para que puedas tener un mayor control sobre los permisos de visualización de tus datos.
Qué necesitas?
Estar suscrito a una cuenta en DocuSign
Estar suscrito a un Plan de servicio Flokzu
Vincular tu cuenta de DocuSign
Para conectar tu cuenta de DocuSign con Flokzu, sigue estos sencillos pasos:
Ve a la sección de Configuración - Avanzada en Flokzu y busca la opción Firma Digital
En el apartado Integración con DocuSign haz clic en Habilitar Permisos. Serás redirigido a DocuSign y se te pedirá tu contraseña (siempre y cuando aún no hayas iniciado sesión). a continuación deberás autorizar la integración con Flokzu. Esto le dará permiso a Flokzu para acceder a tu cuenta de DocuSign y enviar documentos en tu nombre.
Como último paso deberás habilitar la integración con el slider situado en el lado derecho
Cómo funciona?
La integración con DocuSign es única para todos los procesos de tu organización, esto quiere decir que una vez habilitado, cualquier proceso en Flokzu podrá enviar documentos a firmar utilizando tu cuenta de DocuSign. Sin embargo solo las personas con acceso a tu cuenta de DocuSign podrán ver los archivos firmados. De esta manera puedes asegurar un control efectivo a los datos en caso de información sensible.
Agregar integración en el workflow del proceso
Para agregar el envío de firma simplemente debes arrastrar una Tarea de Servicio en el workflow de tu proceso y selecciona la opción DocuSign.
Si aún no has vinculado tu cuenta de DocuSign, no verás esta opción dentro de las Tareas de Servicio
Opcionalmente puedes añadir un nombre a la Tarea que te ayude a identificar la acción en el workflow.
Para configurar el envío deberás completar los siguientes campos:
Asunto: Es el texto que aparecerá en el asunto del mail que llegará a los firmantes.
Adjuntos: Selecciona los campos de tipo Adjunto donde se encuentran los archivos a firmar
Firmantes: Aquí deberás indicar nombre y mail de los firmantes. Puedes seleccionar campos del formulario o agregarlo directamente haciendo clic en el ícono de lápiz.
Seguidores en copia: Opcionalmente podrás enviar una copia a cualquier persona que no necesite firmar el documento. Los destinatarios en copia pueden ver, descargar e imprimir sus documentos, pero no pueden realizar ninguna otra acción. Es de utilidad para agregar el autor del documento que se envía a firmar en caso de que no sea el titular de la cuenta de DocuSign
CANTIDAD DE ADJUNTOS: En cada envío podrás agregar hasta un máximo de 5 archivos. El tamaño total de los archivos no podrá superar los 10 Mb
Enviar archivos a firmar
Cuando tu proceso se encuentre en ejecución y la instancia pase por la Tarea de DocuSign, se creará el sobre con los adjuntos seleccionados y será enviado a los firmantes de forma automática.
Pestaña Firmas digitales
Una vez enviado el sobre, verás una pestaña adicional Firmas Digitales donde se listan todos los envíos de solicitudes de firma asociados a la instancia. Desde allí podrás visualizar el nombre de los archivos, los firmantes y dar seguimiento al status de la firma:
sent: La notificación por correo electrónico se ha enviado al menos a un destinatario. El sobre permanece en este estado hasta que todos los destinatarios hayan visto los documentos.
delivered: Todos los destinatarios han visto los documentos.
completed: El sobre se ha completado cuando todos los destinatarios han firmado los documentos.
declined: Un firmante ha rechazado la solicitud de firma.
Puedes consultar todos los estados en la documentación de DocuSign.
Ten presente que la versión firmada del archivo solo será accesible desde DocuSign.
La pestaña Firmas Digitales sera visible en todas las Tareas de Usuario donde esté habilitado el permiso para visualizar la pestaña Adjuntos.
Actualizado el: 29/11/2024
¡Gracias!