Suplir a un usuario (alias)
Ya hemos visto cómo definir un alias de correo electrónico para un usuario. En este artículo analizaremos algunos aspectos a tener en cuenta cuando se le asigna una suplencia a un usuario a través de un alias.
Importante: para realizar las tareas asignadas a su cuenta, el sustituto debe ser miembro de la cuenta Flokzu de su organización. De lo contrario, recibirá las notificaciones de las tareas por correo electrónico, pero no las podrá completar.
Cada vez que se le asigne una tarea al usuario principal, el usuario suplente será notificado de que se le ha asignado una nueva tarea. A su vez, el suplente podrá completar esta tarea desde su correo, haciendo clic en alguna de las decisiones que hayan sido configuradas para la tarea en particular.
Ten en cuenta que el suplente recibirá las notificaciones de tarea asignada y las notificaciones para completar tareas por correo siempre y cuando estas funcionalidades estén habilitadas.
Para realizar esto, debemos ir a las tareas en las cuales quienes se ha ausentado se encontraba trabajando, navegar a la sección de “Opciones” y hacer clic en las siguientes casillas:
El suplente no tendrá acceso a Flokzu y por ese mismo motivo tampoco podrá acceder a la cuenta del suplido.
Tampoco tendrá acceso a los reportes o demás permisos que hayan sido otorgados al usuario principal, con excepción de permisos de lectura y asignación para las tareas en que el suplente tuviera participación.
Si luego de un tiempo el usuario principal regresa y deshabilita el alias de correo, entonces las notificaciones volverán a enviarse al suplido y el suplente ya no recibirá notificaciones de asignación de una tarea ni tendrá permiso para completarla a través de su correo electrónico.
Importante: para realizar las tareas asignadas a su cuenta, el sustituto debe ser miembro de la cuenta Flokzu de su organización. De lo contrario, recibirá las notificaciones de las tareas por correo electrónico, pero no las podrá completar.
¿Qué podrá hacer el suplente?
Cada vez que se le asigne una tarea al usuario principal, el usuario suplente será notificado de que se le ha asignado una nueva tarea. A su vez, el suplente podrá completar esta tarea desde su correo, haciendo clic en alguna de las decisiones que hayan sido configuradas para la tarea en particular.
Ten en cuenta que el suplente recibirá las notificaciones de tarea asignada y las notificaciones para completar tareas por correo siempre y cuando estas funcionalidades estén habilitadas.
¿Cómo habilitar las notificaciones?
Para realizar esto, debemos ir a las tareas en las cuales quienes se ha ausentado se encontraba trabajando, navegar a la sección de “Opciones” y hacer clic en las siguientes casillas:
¿Qué no podrá hacer el suplente?
El suplente no tendrá acceso a Flokzu y por ese mismo motivo tampoco podrá acceder a la cuenta del suplido.
Tampoco tendrá acceso a los reportes o demás permisos que hayan sido otorgados al usuario principal, con excepción de permisos de lectura y asignación para las tareas en que el suplente tuviera participación.
¿Qué sucede si se deshabilita el alias de correo?
Si luego de un tiempo el usuario principal regresa y deshabilita el alias de correo, entonces las notificaciones volverán a enviarse al suplido y el suplente ya no recibirá notificaciones de asignación de una tarea ni tendrá permiso para completarla a través de su correo electrónico.
Actualizado el: 16/11/2021
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