¿Qué son los Reportes a Medida?
Además de los Reportes en Tiempo real y los Reportes Históricos, también es posible crear reportes a medida. Los reportes a medida son una forma muy sencilla de visualizar la información que quieres medir y analizar sobre los procesos de negocio de tu organización.
Una etapa muy importante del ciclo de mejora continua es la medición. Al automatizar tus procesos de negocio en Flokzu, podrás recabar datos y analizar la ejecución de tus procesos desde la sección “Métricas & Reportes” -visible solo para los roles Administrator, Business Analyst y aquellos usuarios a los que se les haya dado permiso-.
Al crear un nuevo reporte a medida, encontrarás las siguientes secciones:
Nombre del Reporte: campo obligatorio que identifica el reporte (aunque no tiene por qué ser único).
Una buena práctica es definir un nombre breve y significativo (ej.: "Compras en curso").
Descripción: campo opcional donde puedes brindar más información acerca del reporte (ej.: "Reporte de compras en proceso de revisión y aprobación").
Aplicar filtros: sección que permite definir filtros y criterios para determinar qué datos se van a incluir en el reporte. Las condiciones establecidas aquí se aplicarán al momento de obtener los datos.
Diseño del reporte: sección que permite definir los elementos de tu reporte y cómo se mostrarán.
El primer paso es seleccionar un proceso. Esto es obligatorio y puedes elegir sólo uno.
Esto significa que no podrás generar reportes que combinen información de 2 o más procesos.
En el combo Instancias debes seleccionar si solo quieres incluir datos de instancias Activas, Finalizadas, Pausadas por temporizador o Todas. Dependiendo de ese combo, se mostrará la lista de tareas del workflow o de estados finales (o ambos).
Además puedes definir condiciones sobre fechas y sobre campos.
En caso de tener condiciones sobre fecha y campos en el reporte sólo se incluirán los resultados que cumplan con las condiciones de ambos.
Las condiciones que puedes aplicar sobre las fechas dependerán del valor que hayas seleccionado en la sección de Instancias.
Si eliges incluir solo instancias Activas en tu reporte, podrás aplicar un filtro por fecha de vencimiento.
Si eliges solo instancias Finalizadas, podrás filtrar por fecha de finalización.
Independientemente del valor que hayas seleccionado en la sección de Instancias, siempre puedes aplicar un filtro por fecha de inicio, que corresponde a la fecha en la que se inició el proceso.
Una vez elegida la fecha, puedes restringir el rango de tiempo seleccionando entre Mes actual, Mes anterior y Fecha fija. La fecha fija permite seleccionar un día de inicio del período, un día de finalización o ambos (ver el siguiente ejemplo).
En las condiciones sobre campos encontrarás los campos del formulario del proceso y campos especiales. Para las condiciones sobre campos podrás seleccionar entre Se cumplen todas las condiciones o Se cumple al menos una condición.
Se cumplen todas las condiciones: Solamente aparecerán aquellas instancias cuya información cumpla con todas las condiciones dispuestas. (Campo Área = TI Y Campo Urgencia = Alta)
Se cumple al menos una condición: Aparecerán aquellas instancias de proceso cuya información cumpla con alguna de las condiciones establecidas. (Campo Urgencia = Alta O Campo Urgencia = Media)
Si seleccionas la condición "Iniciador del Proceso igual a Usuario logueado", puedes crear un reporte dinámico (ver imagen).
Al compartirlo con otros usuarios, cada usuario verá datos de instancias de ese proceso iniciadas solamente por él, sin necesidad de crear un reporte para cada uno. Esta es una excelente forma de permitir que los usuarios conozcan rápidamente el estatus de todos los procesos que iniciaron.
Al ingresar a la pestaña Diseño del Reporte verás de forma predefinida una tabla con una sola columna (Identificador). Esta tabla recoge toda la información de las instancias de proceso que cumplen con las condiciones dispuestas en la pestaña “Aplicar Filtros”.
Al hacer clic en el lápiz que se encuentra a la derecha del elemento se abrirá un pop-up que te permitirá definir campos que serán las columnas de tu tabla. También tendrás posibilidad de agregar, quitar o reordenar las columnas.
Al ejecutar el reporte, el identificador contendrá un link directo a la instancia de proceso.
Dentro de este mismo pop-up podrás elegir el orden en el cual se mostrarán tus resultados. El orden determina a partir de qué columna se ordenarán los resultados del reporte. Por defecto se ordena de forma ascendente por el identificador, pero también puedes elegir otras opciones (como Fecha de inicio, Fecha de modificación, Vencimiento o Nombre de la tarea).
No es posible eliminar la tabla de datos ni tampoco la fila en la cual se encuentra la misma.
Además de la tabla, puedes agregar otro tipo de widgets como ser gráficos o resultados de cálculos aritméticos basados en la información de los campos de tu proceso.
Para agregar un nuevo widget debes hacer click en Haz clic para agregar una fila vacía. Todos los widgets, con excepción de los vacíos, deben contar con un Título.
Generará un espacio en blanco en el despliegue de tus datos.
Este tipo de widget permite agrupar y graficar documentos según un campo numérico. Los campos que podrán ser utilizados para este widget son Número Entero, Decimal o Autocalculado.
Al seleccionar este widget deberás definir un intervalo (rango) en el cual quieres que se agrupen los resultados, el campo de donde se obtienen los datos y el tipo de gráfico a mostrar: torta, barra o lineal.
Para este tipo de widget también deberás seleccionar un intervalo de los siguientes: Diario, Semanal, Mensual, Trimestral o Anual.
Los tipos de campos de los que se podrán obtener los resultados son los Fecha y también los campos especiales Fecha de Inicio y Fecha de Vencimiento de las tareas.
Tanto para el tipo de Widget Numérico como Temporal tienes la posibilidad de que los gráficos ignoren intervalos sin resultados.
Este tipo de widget creará un grupo por cada valor único que las instancias presenten en un campo determinado. Para este widget solamente deberás definir el campo implicado y el tipo de gráfico en el cual se mostrarán los resultados.
Los tipos de campos habilitados para este widget son Correo electrónico, Combo, Radio Button, Combo Multiselección, Checklist, Si/No y también el campo especial Iniciador del Proceso.
Este widget permite definir una función aritmética a realizar sobre el valor de un campo del formulario. Los campos habilitados para operar con este widget son Número Entero, Número Decimal y Autocalculado.
Es obligatorio definir el operador:
Cantidad: devolverá la cantidad de filas totales.
Promedio:
Suma:
Máximo:
Mínimo:
Cardinalidad: devuelve la cantidad de valores distintos en una columna.
En todo momento durante la creación de tu pestaña Diseño del reporte podrás ver una previsualización de como se ubicarán los distintos elementos en el Reporte real.
Los reportes a medida son totalmente editables, lo que significa que en todo momento podrás modificar tanto la pestaña Aplicar Filtros como también la de Diseño del Reporte.
La sección Permisos es muy importante, ya que permite compartir el reporte con otros usuarios de tu organización. Si deseas que un usuario o rol que no sea Administrator ni Business Analyst pueda visualizar el reporte, debes incluirlo aquí.
Ten en cuenta que solo podrán acceder a los datos del reporte en Flokzu y descargarlo a Excel, no podrán modificar su configuración.
Todo usuario que tenga permiso para visualizar un reporte tendrá una nueva sección en el menú lateral llamada Mis Reportes. Desde allí podrán abrir los reportes y visualizar su contenido.
Si quieres que un usuario Administrator o Business Analyst acceda a cierto reporte en "Mis Reportes", deberás agregarlo explícitamente en los permisos.
Ten en cuenta que al compartir el reporte, estás creando un acceso a él. Si modificas la configuración, también se modificará para los demás usuarios.
Esta funcionalidad solo está disponible para organizaciones suscritas al plan Premium
La funcionalidad de Envío automático permite enviar el reporte generado de manera automática a todos las direcciones de correo que desees. También puedes elegir una frecuencia de envío. Ejemplo: El primer día de cada semana.
En caso de seleccionar la opción Diariamente también podrás seleccionar la hora de envío deseada.
Más detalles sobre esta funcionalidad aquí.
Una vez creado el reporte, haz clic en "Guardar configuración".
Los reportes a medida se basan en el estado actual de los procesos. Por tanto siempre verás las instancias de proceso en sus tareas actuales y la información más reciente de los campos.
Ten en cuenta que sólo los usuarios Administrator pueden eliminar un reporte y esto eliminará el acceso a él para todos los demás usuarios.
Muchos reportes cuentan con columnas cuyo contenido es amplio y no se logra visualizar correctamente. Este primer botón acciona una barra de desplazamiento para que se visualice todo el contenido.
Asimismo, permite definir un ancho predeterminado para las columnas de ese reporte y cada vez que te encuentres en la visualización de ancho completo se recordará el ancho definido.
Los usuarios que tengan permisos para visualizar los reportes, también pueden refinar la búsqueda de los reportes por los campos tipo fecha dentro de los formularios.
Si no selecciona la fecha "Hasta" al refinar el reporte, la fecha por defecto será la fecha de ese día.
Todos los reportes a medida pueden ser exportados a Excel. Ten en cuenta que si has aplicado un filtro de fecha se descargarán solamente los resultados que visualices.
En caso de que el reporte contenga demasiados resultados no podrá ser descargado. En ese caso recomendamos ajustar los filtros para poder disminuir los resultados y poder descargarlo.
Puedes filtrar por los valores de tu reporte haciendo clic en el espacio en blanco debajo del nombre de tu columna y escribiendo lo que desees.
Una etapa muy importante del ciclo de mejora continua es la medición. Al automatizar tus procesos de negocio en Flokzu, podrás recabar datos y analizar la ejecución de tus procesos desde la sección “Métricas & Reportes” -visible solo para los roles Administrator, Business Analyst y aquellos usuarios a los que se les haya dado permiso-.
Al crear un nuevo reporte a medida, encontrarás las siguientes secciones:
Nombre del Reporte: campo obligatorio que identifica el reporte (aunque no tiene por qué ser único).
Una buena práctica es definir un nombre breve y significativo (ej.: "Compras en curso").
Descripción: campo opcional donde puedes brindar más información acerca del reporte (ej.: "Reporte de compras en proceso de revisión y aprobación").
Aplicar filtros: sección que permite definir filtros y criterios para determinar qué datos se van a incluir en el reporte. Las condiciones establecidas aquí se aplicarán al momento de obtener los datos.
Diseño del reporte: sección que permite definir los elementos de tu reporte y cómo se mostrarán.
Aplicar filtros
El primer paso es seleccionar un proceso. Esto es obligatorio y puedes elegir sólo uno.
Esto significa que no podrás generar reportes que combinen información de 2 o más procesos.
En el combo Instancias debes seleccionar si solo quieres incluir datos de instancias Activas, Finalizadas, Pausadas por temporizador o Todas. Dependiendo de ese combo, se mostrará la lista de tareas del workflow o de estados finales (o ambos).
Además puedes definir condiciones sobre fechas y sobre campos.
En caso de tener condiciones sobre fecha y campos en el reporte sólo se incluirán los resultados que cumplan con las condiciones de ambos.
Las condiciones que puedes aplicar sobre las fechas dependerán del valor que hayas seleccionado en la sección de Instancias.
Si eliges incluir solo instancias Activas en tu reporte, podrás aplicar un filtro por fecha de vencimiento.
Si eliges solo instancias Finalizadas, podrás filtrar por fecha de finalización.
Independientemente del valor que hayas seleccionado en la sección de Instancias, siempre puedes aplicar un filtro por fecha de inicio, que corresponde a la fecha en la que se inició el proceso.
Una vez elegida la fecha, puedes restringir el rango de tiempo seleccionando entre Mes actual, Mes anterior y Fecha fija. La fecha fija permite seleccionar un día de inicio del período, un día de finalización o ambos (ver el siguiente ejemplo).
En las condiciones sobre campos encontrarás los campos del formulario del proceso y campos especiales. Para las condiciones sobre campos podrás seleccionar entre Se cumplen todas las condiciones o Se cumple al menos una condición.
Se cumplen todas las condiciones: Solamente aparecerán aquellas instancias cuya información cumpla con todas las condiciones dispuestas. (Campo Área = TI Y Campo Urgencia = Alta)
Se cumple al menos una condición: Aparecerán aquellas instancias de proceso cuya información cumpla con alguna de las condiciones establecidas. (Campo Urgencia = Alta O Campo Urgencia = Media)
Si seleccionas la condición "Iniciador del Proceso igual a Usuario logueado", puedes crear un reporte dinámico (ver imagen).
Al compartirlo con otros usuarios, cada usuario verá datos de instancias de ese proceso iniciadas solamente por él, sin necesidad de crear un reporte para cada uno. Esta es una excelente forma de permitir que los usuarios conozcan rápidamente el estatus de todos los procesos que iniciaron.
Diseño del reporte
Tabla
Al ingresar a la pestaña Diseño del Reporte verás de forma predefinida una tabla con una sola columna (Identificador). Esta tabla recoge toda la información de las instancias de proceso que cumplen con las condiciones dispuestas en la pestaña “Aplicar Filtros”.
Al hacer clic en el lápiz que se encuentra a la derecha del elemento se abrirá un pop-up que te permitirá definir campos que serán las columnas de tu tabla. También tendrás posibilidad de agregar, quitar o reordenar las columnas.
Al ejecutar el reporte, el identificador contendrá un link directo a la instancia de proceso.
Dentro de este mismo pop-up podrás elegir el orden en el cual se mostrarán tus resultados. El orden determina a partir de qué columna se ordenarán los resultados del reporte. Por defecto se ordena de forma ascendente por el identificador, pero también puedes elegir otras opciones (como Fecha de inicio, Fecha de modificación, Vencimiento o Nombre de la tarea).
No es posible eliminar la tabla de datos ni tampoco la fila en la cual se encuentra la misma.
Widgets
Además de la tabla, puedes agregar otro tipo de widgets como ser gráficos o resultados de cálculos aritméticos basados en la información de los campos de tu proceso.
Para agregar un nuevo widget debes hacer click en Haz clic para agregar una fila vacía. Todos los widgets, con excepción de los vacíos, deben contar con un Título.
Vacío
Generará un espacio en blanco en el despliegue de tus datos.
Numérico
Este tipo de widget permite agrupar y graficar documentos según un campo numérico. Los campos que podrán ser utilizados para este widget son Número Entero, Decimal o Autocalculado.
Al seleccionar este widget deberás definir un intervalo (rango) en el cual quieres que se agrupen los resultados, el campo de donde se obtienen los datos y el tipo de gráfico a mostrar: torta, barra o lineal.
Temporal
Para este tipo de widget también deberás seleccionar un intervalo de los siguientes: Diario, Semanal, Mensual, Trimestral o Anual.
Los tipos de campos de los que se podrán obtener los resultados son los Fecha y también los campos especiales Fecha de Inicio y Fecha de Vencimiento de las tareas.
Tanto para el tipo de Widget Numérico como Temporal tienes la posibilidad de que los gráficos ignoren intervalos sin resultados.
Términos únicos
Este tipo de widget creará un grupo por cada valor único que las instancias presenten en un campo determinado. Para este widget solamente deberás definir el campo implicado y el tipo de gráfico en el cual se mostrarán los resultados.
Los tipos de campos habilitados para este widget son Correo electrónico, Combo, Radio Button, Combo Multiselección, Checklist, Si/No y también el campo especial Iniciador del Proceso.
Aritmético
Este widget permite definir una función aritmética a realizar sobre el valor de un campo del formulario. Los campos habilitados para operar con este widget son Número Entero, Número Decimal y Autocalculado.
Es obligatorio definir el operador:
Cantidad: devolverá la cantidad de filas totales.
Promedio:
Suma:
Máximo:
Mínimo:
Cardinalidad: devuelve la cantidad de valores distintos en una columna.
En todo momento durante la creación de tu pestaña Diseño del reporte podrás ver una previsualización de como se ubicarán los distintos elementos en el Reporte real.
Los reportes a medida son totalmente editables, lo que significa que en todo momento podrás modificar tanto la pestaña Aplicar Filtros como también la de Diseño del Reporte.
La configuración de los elementos que utilizamos como ejemplo, nos mostrarían los resultados de la siguiente manera
Permisos
La sección Permisos es muy importante, ya que permite compartir el reporte con otros usuarios de tu organización. Si deseas que un usuario o rol que no sea Administrator ni Business Analyst pueda visualizar el reporte, debes incluirlo aquí.
Ten en cuenta que solo podrán acceder a los datos del reporte en Flokzu y descargarlo a Excel, no podrán modificar su configuración.
Todo usuario que tenga permiso para visualizar un reporte tendrá una nueva sección en el menú lateral llamada Mis Reportes. Desde allí podrán abrir los reportes y visualizar su contenido.
Si quieres que un usuario Administrator o Business Analyst acceda a cierto reporte en "Mis Reportes", deberás agregarlo explícitamente en los permisos.
Ten en cuenta que al compartir el reporte, estás creando un acceso a él. Si modificas la configuración, también se modificará para los demás usuarios.
Envío automático
Esta funcionalidad solo está disponible para organizaciones suscritas al plan Premium
La funcionalidad de Envío automático permite enviar el reporte generado de manera automática a todos las direcciones de correo que desees. También puedes elegir una frecuencia de envío. Ejemplo: El primer día de cada semana.
En caso de seleccionar la opción Diariamente también podrás seleccionar la hora de envío deseada.
Más detalles sobre esta funcionalidad aquí.
Guardar Configuración
Una vez creado el reporte, haz clic en "Guardar configuración".
Los reportes a medida se basan en el estado actual de los procesos. Por tanto siempre verás las instancias de proceso en sus tareas actuales y la información más reciente de los campos.
Ten en cuenta que sólo los usuarios Administrator pueden eliminar un reporte y esto eliminará el acceso a él para todos los demás usuarios.
Acciones sobre los reportes
1. Ancho completo
Muchos reportes cuentan con columnas cuyo contenido es amplio y no se logra visualizar correctamente. Este primer botón acciona una barra de desplazamiento para que se visualice todo el contenido.
Asimismo, permite definir un ancho predeterminado para las columnas de ese reporte y cada vez que te encuentres en la visualización de ancho completo se recordará el ancho definido.
2. Filtro fechas
Los usuarios que tengan permisos para visualizar los reportes, también pueden refinar la búsqueda de los reportes por los campos tipo fecha dentro de los formularios.
Si no selecciona la fecha "Hasta" al refinar el reporte, la fecha por defecto será la fecha de ese día.
3. Exportar a Excel
Todos los reportes a medida pueden ser exportados a Excel. Ten en cuenta que si has aplicado un filtro de fecha se descargarán solamente los resultados que visualices.
En caso de que el reporte contenga demasiados resultados no podrá ser descargado. En ese caso recomendamos ajustar los filtros para poder disminuir los resultados y poder descargarlo.
Filtro en las columnas del reporte
Puedes filtrar por los valores de tu reporte haciendo clic en el espacio en blanco debajo del nombre de tu columna y escribiendo lo que desees.
Actualizado el: 27/07/2023
¡Gracias!