En Flokzu puedes crear un proceso nuevo de cuatro maneras:

1. Desde cero, a partir de un proceso en blanco.
2. Con una plantilla preexistente.
3. Importando un proceso exportado previamente desde otra cuenta.
4. Con IA, describiendo el flujo de trabajo en tus propias palabras.

Para empezar, ve a la sección Mis Procesos en la barra lateral y haz clic en el botón Nuevo proceso.

Crear un proceso con una plantilla

Al hacer clic en Nuevo proceso se abrirá una ventana con varios formularios predeterminados (“templates” en inglés).

Las plantillas ya cuentan con un modelado y una configuración inicial, por lo que están listas para ejecutarse. Solo debes asignar roles o usuarios a las tareas predeterminadas y poner en marcha tu proceso de negocio.

Crear un proceso desde cero

Si no quieres usar una plantilla y prefieres modelar tu proceso desde el principio, haz clic en el botón Crear de cero que aparece en la ventana.

Nombra e identifica tu proceso

Antes de comenzar a configurar y modelar el proceso, debes:

1. Ponerle un nombre.
2. Asignarle un identificador.

Además, puedes configurar:

• los usuarios o roles que tendrán permisos para publicar y editar el proceso;
• los lectores predeterminados de las instancias.

Podrás modificar estas configuraciones más adelante desde la pestaña Configuración del proceso.

Crear un proceso con IA

La creación de procesos puede ser aún más rápida y sencilla con el asistente de Inteligencia Artificial (IA). Esta funcionalidad te permite describir el flujo de trabajo en tus propias palabras, y la IA se encarga de diagramarlo.

Para empezar:

1. Haz clic en Nuevo proceso y selecciona Crear con IA.
2. Ingresa los datos básicos (nombre e identificador), igual que en la creación desde cero.
3. Se abrirá una ventana de chat donde la IA te pedirá la descripción del proceso. Escríbela en tus propias palabras. Por ejemplo: “Quiero un flujo para aprobar vacaciones. Empieza con el empleado solicitando, va al jefe para su aprobación y, si aprueba, envía una notificación a RR.HH. y al empleado. Si rechaza, solo notifica al empleado.”
4. La IA interpretará tu descripción y creará automáticamente un diagrama del workflow del proceso.

Generar el workflow a partir de un archivo

También puedes crear el flujo a partir de un archivo existente. El asistente admite estos formatos:

• Imágenes: PNG y JPEG.
• Documentos de texto: TXT, Word y PDF.
• Archivos XML con la definición estructurada del proceso, por ejemplo los exportados desde otras herramientas de modelado BPM en notación BPMN.

A partir del contenido del archivo, el asistente generará una primera versión del workflow que podrás revisar y ajustar según las necesidades de tu proceso. Para hacerlo:

1. Abre el chat del asistente de IA.
2. Haz clic en el botón de adjuntar archivo, en la barra superior.
3. Selecciona el archivo desde tu computadora.
4. El asistente procesará el archivo y mostrará la versión inicial del workflow directamente en el modelador.

Desde allí podrás editar el diagrama, agregar o modificar tareas y completar la configuración del proceso.

Modificaciones y controles

Una vez creado el flujo inicial, puedes:

• Pedir modificaciones: sigue usando el chat para que la IA modifique el flujo. Por ejemplo: “Agrega una tarea de Dirección antes de RR.HH. si la cantidad de días es mayor a 10” o “Cambia el nombre de la tarea ‘Revisar’ a ‘Aprobar solicitud’”.
• Deshacer cambios: haz clic en el botón Deshacer para revertir la última acción.
• Crear un nuevo flujo: haz clic en el botón + para empezar un flujo completamente nuevo con otra descripción.

Privacidad de los datos en la creación con IA

La privacidad y la seguridad de los datos de nuestros clientes son una prioridad. El chatbot de IA funciona con estos controles:

• Enfoque en BPM: está diseñado específicamente para diagramar flujos y omite cualquier solicitud que no esté relacionada con la creación o modificación de un diagrama BPM.
• Acceso limitado: la IA no tiene acceso por defecto a ningún dato del usuario ni de la cuenta.
• Información compartida: la única información que se comparte con la IA son las instrucciones que escribes en el chat y los datos de la estructura del proceso (los elementos del diagrama actual, sus conexiones y los títulos de cada elemento).
• Datos no compartidos: la IA no tiene acceso a datos sensibles como los usuarios o roles asignados a cada tarea, el cuerpo de los correos en las tareas de mensajes, la documentación de las tareas de usuario, la configuración del proceso ni ningún otro dato que no esté directamente relacionado con la estructura del diagrama.

Estos controles se logran mediante un preprocesamiento de la información, que elimina automáticamente los datos no relevantes antes de enviarlos a la IA.

Importar un proceso

Si ya tienes un proceso en otra cuenta de Flokzu (por ejemplo, una cuenta de pruebas), puedes importarlo en lugar de volver a modelarlo. Para eso, primero debes exportarlo desde la cuenta de origen, como se explica en Exportar, clonar y archivar procesos.

Luego sigue estos pasos desde la cuenta donde quieres guardar el proceso:

1. Haz clic en Nuevo proceso y selecciona la opción Importar existente.
2. En la ventana que se abre, adjunta el archivo .flokzu descargado previamente.

El archivo incluye la configuración general, el formulario y el workflow del proceso, pero no las asignaciones de las tareas. Deberás configurarlas en la cuenta de destino antes de ponerlo en marcha.

Próximo paso

Una vez creado el proceso, puedes comenzar a configurar el formulario.

Actualizado el: 23/10/2026