¿Cómo configurar el formulario de proceso?
Puedes imaginar el formulario como el conjunto de campos que contendrán datos, y que viajan entre los distintos integrantes de tu organización para completar las tareas de un proceso. Esta estructura de campos (formulario), te permitirán reunir la información necesaria durante todas las etapas del proceso.
Por ejemplo, si queremos diseñar un proceso de Selección de Personal para nuestra organización, sería de utilidad agregar los siguientes campos:
Nombre del Postulante
Apellido del Postulante
Email del Postulante
Archivo adjunto con el Curriculum Vitae
Estos campos son simplemente algunos de los campos que tu formulario podría contener, además de otros que desees incluir para llevar adelante tu proceso. Por supuesto que, al crear otro proceso, este tendrá otro conjunto de campos diferentes.
El formulario se define una única vez al crear el proceso y allí deberás configurar todos los campos necesarios. Aunque ciertos campos sólo deban ser visibles en etapas posteriores del proceso, debes incluirlos en la definición del formulario. Posteriormente podrás configurar su visibilidad para que sólo se muestren en las etapas que te interesan.
Una vez publicado el proceso, la tarea que los usuarios deberán completar estará conformado por el formulario previamente definido, más todo adjunto o comentario que se agregue a medida que avanza el proceso.
Para agregar un nuevo campo en el formulario, simplemente dirígete a alguno de los tipos de campo disponibles en el recuadro de la derecha y arrástralo a la sección “Suelta aquí nuevos campos”.
También puedes puedes hacer clic en “Haz clic aquí para agregar una fila vacía” y luego arrastrar un campo hasta el cuadro “Suelta un campo aquí”.
Para editar un campo de formulario, haz clic en el ícono del lápiz que se encuentra en la esquina derecha del campo. Se abrirá una ventana en la cual podrás editarlo.
También puedes hacer clic en el campo y, a continuación, en el texto “Editar campo”. Se abrirá una ventana en la cual podrás editarlo.
Para dividir una fila, simplemente párate sobre la misma y haz clic en el botón “Dividir fila”. Automáticamente se creará un espacio sobre el cual podrás arrastrar un nuevo campo de formulario (Ver imagen).
Podrás dividir una fila hasta un máximo de seis veces.
Para unificar una fila, simplemente párate sobre la misma y haz clic en el botón “Unificar fila”. Automáticamente la fila se unificará.
Si tienes más de dos campos en la misma fila y haces clic en el botón “Unificar fila”, el último campo se ubicará inmediatamente debajo en una nueva fila.
Para reordenar las filas de un formulario, posiciónate sobre el ítem de reordenar filas. Luego, mantén pulsado y arrastra la fila hacia arriba o hacia abajo, dependiendo del lugar en que desees posicionarla.
También puedes reordenar los campos horizontalmente. Para hacer esto, simplemente posiciónate encima del campo y arrástralo hacia el espacio vacío.
Para eliminar un campo, simplemente posiciónate encima del mismo y haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra en la esquina derecha del mismo.
A continuación, confirma que deseas eliminar el campo y este desaparecerá.
Es importante tener en cuenta que si eliminas un campo que era utilizado en una condición, el sistema mostrará un mensaje de error y la instancia no podrá continuar.
Para eliminar una fila, posiciónate encima de ella y haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra en la esquina derecha de la misma.
A continuación, confirma que deseas eliminar la fila y esta desaparecerá.
Advertencia: Si eliminas una fila, se eliminarán todos los campos en ella.
Los campos destacados permiten definir ciertos campos y/o texto estático que aparecerá junto a la referencia de las instancias de proceso tanto en las bandejas, búsquedas, como en los correos de notificación de comentarios, asignación de tareas o notificaciones para completar tareas por correo. En este artículo te explicamos como configurarlos !
Flokzu cuenta con una integración con ChatGPT, un modelo de Inteligencia Artificial Generativa entrenado para comprender conversaciones escritas de forma natural y responder preguntas acerca de una amplia variedad de temas. En Flokzu, ChatGPT será tu asistente que tu ayudará a ahorrar tiempo en algunas tareas complejas.
En la pantalla de diseño del formulario haz click en el botón:
Se abrirá una ventana donde podrás escribir una descripción de tu proceso
Flokzu creará un formulario con los campos sugeridos por la IA. El formulario quedará editable y podrás hacerle todas las modificaciones que deses.
Asegurate de proporcionar una descripción clara y concisa En otro caso la IA puede devolver campos no relacionados con el proceso
En la pantalla de diseño del formulario haz click en el botón para abrir el asistente.
En al ventana emergente escribe la descripción de los campos que quieres agregar y marca la casilla Agregar campos
Ten presente que si la casilla no es marcada, se eliminarán todos los campos existentes y serán remplazados por los que devuelva la IA
Por ejemplo, si queremos diseñar un proceso de Selección de Personal para nuestra organización, sería de utilidad agregar los siguientes campos:
Nombre del Postulante
Apellido del Postulante
Email del Postulante
Archivo adjunto con el Curriculum Vitae
Estos campos son simplemente algunos de los campos que tu formulario podría contener, además de otros que desees incluir para llevar adelante tu proceso. Por supuesto que, al crear otro proceso, este tendrá otro conjunto de campos diferentes.
El formulario se define una única vez al crear el proceso y allí deberás configurar todos los campos necesarios. Aunque ciertos campos sólo deban ser visibles en etapas posteriores del proceso, debes incluirlos en la definición del formulario. Posteriormente podrás configurar su visibilidad para que sólo se muestren en las etapas que te interesan.
Una vez publicado el proceso, la tarea que los usuarios deberán completar estará conformado por el formulario previamente definido, más todo adjunto o comentario que se agregue a medida que avanza el proceso.
Agregar un nuevo campo
Para agregar un nuevo campo en el formulario, simplemente dirígete a alguno de los tipos de campo disponibles en el recuadro de la derecha y arrástralo a la sección “Suelta aquí nuevos campos”.
También puedes puedes hacer clic en “Haz clic aquí para agregar una fila vacía” y luego arrastrar un campo hasta el cuadro “Suelta un campo aquí”.
Editar un campo
Para editar un campo de formulario, haz clic en el ícono del lápiz que se encuentra en la esquina derecha del campo. Se abrirá una ventana en la cual podrás editarlo.
También puedes hacer clic en el campo y, a continuación, en el texto “Editar campo”. Se abrirá una ventana en la cual podrás editarlo.
Dividir/unificar una fila
Para dividir una fila, simplemente párate sobre la misma y haz clic en el botón “Dividir fila”. Automáticamente se creará un espacio sobre el cual podrás arrastrar un nuevo campo de formulario (Ver imagen).
Podrás dividir una fila hasta un máximo de seis veces.
Para unificar una fila, simplemente párate sobre la misma y haz clic en el botón “Unificar fila”. Automáticamente la fila se unificará.
Si tienes más de dos campos en la misma fila y haces clic en el botón “Unificar fila”, el último campo se ubicará inmediatamente debajo en una nueva fila.
Reordenar filas
Para reordenar las filas de un formulario, posiciónate sobre el ítem de reordenar filas. Luego, mantén pulsado y arrastra la fila hacia arriba o hacia abajo, dependiendo del lugar en que desees posicionarla.
También puedes reordenar los campos horizontalmente. Para hacer esto, simplemente posiciónate encima del campo y arrástralo hacia el espacio vacío.
Eliminar campo
Para eliminar un campo, simplemente posiciónate encima del mismo y haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra en la esquina derecha del mismo.
A continuación, confirma que deseas eliminar el campo y este desaparecerá.
Es importante tener en cuenta que si eliminas un campo que era utilizado en una condición, el sistema mostrará un mensaje de error y la instancia no podrá continuar.
Eliminar una fila
Para eliminar una fila, posiciónate encima de ella y haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra en la esquina derecha de la misma.
A continuación, confirma que deseas eliminar la fila y esta desaparecerá.
Advertencia: Si eliminas una fila, se eliminarán todos los campos en ella.
Campos destacados
Los campos destacados permiten definir ciertos campos y/o texto estático que aparecerá junto a la referencia de las instancias de proceso tanto en las bandejas, búsquedas, como en los correos de notificación de comentarios, asignación de tareas o notificaciones para completar tareas por correo. En este artículo te explicamos como configurarlos !
Creación de formularios con ChatGPT
Flokzu cuenta con una integración con ChatGPT, un modelo de Inteligencia Artificial Generativa entrenado para comprender conversaciones escritas de forma natural y responder preguntas acerca de una amplia variedad de temas. En Flokzu, ChatGPT será tu asistente que tu ayudará a ahorrar tiempo en algunas tareas complejas.
Crear un formulario nuevo
En la pantalla de diseño del formulario haz click en el botón:
Se abrirá una ventana donde podrás escribir una descripción de tu proceso
Flokzu creará un formulario con los campos sugeridos por la IA. El formulario quedará editable y podrás hacerle todas las modificaciones que deses.
Asegurate de proporcionar una descripción clara y concisa En otro caso la IA puede devolver campos no relacionados con el proceso
Agregar campos en un formulario existente
En la pantalla de diseño del formulario haz click en el botón para abrir el asistente.
En al ventana emergente escribe la descripción de los campos que quieres agregar y marca la casilla Agregar campos
Ten presente que si la casilla no es marcada, se eliminarán todos los campos existentes y serán remplazados por los que devuelva la IA
Actualizado el: 20/10/2023
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