¿Para qué utilizar una base de datos?
En Flokzu, los usuarios con los roles de Administrador o Business Analyst tienen la capacidad de crear bases de datos que pueden ser utilizadas en los procesos. Las bases de datos son una herramienta versátil que puede ser aprovechada de diversas maneras en la optimización de tus flujos de trabajo:
*Almacenamiento de Información Repetitiva: Puedes utilizar bases de datos para guardar información que se repite en varios procesos. Por ejemplo, listas de países, productos, proveedores, etc. Esta información puede ser utilizada para cargar opciones en los formularios. Si necesitas agregar nuevos elementos a la lista, simplemente los añades a la base y todas las opciones se actualizarán automáticamente.
Representar jerarquías, Las bases de datos pueden ser empleadas para representar jerarquías, como asignar tareas automáticamente al supervisor de un usuario
Centralización de Información: Puedes unificar datos de múltiples instancias de proceso y acceder a ellos desde un único lugar. Por ejemplo, puedes crear un registro automático en una base de datos por cada compra aprobada. Luego, en lugar de acceder a cada instancia de proceso individual, puedes consultar la base de datos para acceder a toda la información.
En resumen, las bases de datos de Flokzu pueden utilizarse para enviar información hacia un proceso o para almacenar información de un proceso.
Los usuarios Administradores y Business Analyst pueden configurar bases de datos, definiendo sus columnas (atributos que deseas almacenar), tipo de datos para cada columna, y los usuarios con permisos para acceder y modificar registros. Solo los usuarios Administradores pueden eliminar bases de datos.
Así es como luce la sección de configuración::
La columna id no puede ser eliminada; consiste en un número autoincremental para cada registro de la base. Está seleccionada por defecto como la clave primaria de la base de datos, pero si quieres puedes elegir otra columna (el valor elegido debe ser único para cada registro de la base).
Usuarios que tengan acceso a al menos una base (aunque sea mediante permiso de lectura) verán el ítem “Base de datos” en su menú de Flokzu. Para los demás usuarios estará oculto.
Una vez creada la estructura de la base, haz clic en “Guardar configuración”.
Podrás empezar a crear registros y cargar información en la base. Puedes cargar registros manualmente, añadiéndolos uno a uno con cada uno de sus atributos en las columnas respectivas. También puedes cargar registros automáticamente importando un archivo CSV, haciendo clic en el siguiente botón:
Se abrirá un pop-up donde podrás elegir si los nuevos registros deben ser añadidos a los existentes o si deben reemplazarlos. Además puedes definir el caracter separador:
Para que la importación se pueda realizar de forma exitosa, la primera fila del CSV debe contener los nombres de las columnas y a partir de la fila 2 los datos. El nombre de las columnas debe coincidir exactamente con el nombre configurado en Flokzu, incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
Sólo importará datos de columnas ya existentes en la base de Flokzu. Si hay columnas cuyo nombre no está en Flokzu, esos datos no se importarán. Una vez importado el archivo recuerda guardar los datos.
*Almacenamiento de Información Repetitiva: Puedes utilizar bases de datos para guardar información que se repite en varios procesos. Por ejemplo, listas de países, productos, proveedores, etc. Esta información puede ser utilizada para cargar opciones en los formularios. Si necesitas agregar nuevos elementos a la lista, simplemente los añades a la base y todas las opciones se actualizarán automáticamente.
Representar jerarquías, Las bases de datos pueden ser empleadas para representar jerarquías, como asignar tareas automáticamente al supervisor de un usuario
Centralización de Información: Puedes unificar datos de múltiples instancias de proceso y acceder a ellos desde un único lugar. Por ejemplo, puedes crear un registro automático en una base de datos por cada compra aprobada. Luego, en lugar de acceder a cada instancia de proceso individual, puedes consultar la base de datos para acceder a toda la información.
En resumen, las bases de datos de Flokzu pueden utilizarse para enviar información hacia un proceso o para almacenar información de un proceso.
Crear una base de datos
Los usuarios Administradores y Business Analyst pueden configurar bases de datos, definiendo sus columnas (atributos que deseas almacenar), tipo de datos para cada columna, y los usuarios con permisos para acceder y modificar registros. Solo los usuarios Administradores pueden eliminar bases de datos.
Así es como luce la sección de configuración::
La columna id no puede ser eliminada; consiste en un número autoincremental para cada registro de la base. Está seleccionada por defecto como la clave primaria de la base de datos, pero si quieres puedes elegir otra columna (el valor elegido debe ser único para cada registro de la base).
Usuarios que tengan acceso a al menos una base (aunque sea mediante permiso de lectura) verán el ítem “Base de datos” en su menú de Flokzu. Para los demás usuarios estará oculto.
Una vez creada la estructura de la base, haz clic en “Guardar configuración”.
Podrás empezar a crear registros y cargar información en la base. Puedes cargar registros manualmente, añadiéndolos uno a uno con cada uno de sus atributos en las columnas respectivas. También puedes cargar registros automáticamente importando un archivo CSV, haciendo clic en el siguiente botón:
Se abrirá un pop-up donde podrás elegir si los nuevos registros deben ser añadidos a los existentes o si deben reemplazarlos. Además puedes definir el caracter separador:
Para que la importación se pueda realizar de forma exitosa, la primera fila del CSV debe contener los nombres de las columnas y a partir de la fila 2 los datos. El nombre de las columnas debe coincidir exactamente con el nombre configurado en Flokzu, incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales.
Sólo importará datos de columnas ya existentes en la base de Flokzu. Si hay columnas cuyo nombre no está en Flokzu, esos datos no se importarán. Una vez importado el archivo recuerda guardar los datos.
Actualizado el: 19/02/2024
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