Las bases de datos en Flokzu pueden resolver varios problemas: almacenar información común a varios procesos (tabla de productos, proveedores, etc.), crear un CRM para almacenar toda la información de tus clientes, evitar ingresar información duplicada manualmente (ej: lista de países o ciudades), y más.

También pueden utilizarse para representar la jerarquía dentro de tu organización, asignando tareas o enviando mails automáticos al supervisor o subordinado de un empleado. Estos casos de uso serán el foco de este artículo.

Para estos ejemplos utilizaremos una base de datos llamada “Jerarquía” con el siguiente esquema:



La idea es utilizar la base de datos para guardar la relación existente entre empleados y supervisores. Por cada empleado habrá un supervisor.

Ejemplo 1: Enviar mail a supervisor
Para este caso no es necesario que los correos electrónicos sean usuarios válidos en Flokzu.

En primer lugar debes incluir un campo de tipo Correo electrónico en el formulario del proceso. En nuestro ejemplo se llamará “Destinatario”. Si lo deseas, puedes configurarlo como oculto en todas las tareas del workflow. Utilizaremos ese campo para almacenar el correo electrónico del supervisor y utilizarlo luego como destinatario de la tarea de Envío de Mail.
Al momento del workflow donde deseas enviar el mail debes incluir la siguiente secuencia:


La tarea Web Service Rest se encargará de obtener el mail del supervisor y almacenarlo en el campo “Destinatario”.

Configuración del Web Service
El Web Service debe configurarse de la siguiente forma:



URL: https://app.flokzu.com/flokzuopenapi/api/ApiKey/database/dbase

ApiKey debe reemplazarse por la Api Key generada para tu organización.
database debe reemplazarse por el nombre exacto de la base de datos, incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales. En nuestro lo reemplazaremos por “Jerarquía”.

Método: GET

Datos de Entrada: el nombre de los parámetros siempre debe ser paramName y paramValue.

El valor de paramName debe ser el nombre de la columna de la base de datos donde está almacenado el email del empleado (en nuestro caso emailEmpleado).
El valor de paramValue es el correo electrónico del empleado. Puedes seleccionar al Último participante, al Iniciador del proceso (en cuyo caso no se puede haber iniciado por Formulario Público) o incluso un campo del formulario.

Los Datos de Salida deben configurarse de la siguiente forma:



El nombre del parámetro es el nombre de la columna de la base de datos que quieres utilizar (en nuestro caso emailSupervisor) y en el campo debes seleccionar el de tipo correo electrónico que creamos anteriormente (en nuestro caso Destinatario).

Los Encabezados HTTP pueden quedar vacíos.
Una vez completada esta configuración, el campo Destinatario contendrá el email del supervisor asociado al empleado que hayas seleccionado. Simplemente utiliza ese campo como destinatario al configurar en envío de mail.


Ejemplo 2: Asignar una tarea al supervisor
En este caso el supervisor debe ser un email válido en Flokzu.
En el flujo debes incluir la tarea de usuario que quieras que el supervisor complete y seleccionar el usuario especial [Web Service] como asignado. Esto permite que la asignación sea dinámica vía Web Service Rest.
Haz clic en el link que dice “Edita el Web Service aquí…” y repite la configuración descrita antes. La única diferencia es que los Datos de Salida deben configurarse así:

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