Además de los Reportes en Tiempo real y los Reportes Históricos, también es posible crear reportes a medida. Los reportes a medida son una forma muy sencilla de configurar la información que quieres medir y analizar sobre los procesos de negocio de tu organización.

Una etapa muy importante del ciclo de mejora continua es la medición. Al automatizar tus procesos de negocio en Flokzu, podrás recabar datos y analizar la ejecución de tus procesos desde la sección “Métricas & Reportes” (visible solo para los roles Administrator y Business Analyst).

Al crear un nuevo reporte a medida, encontrarás las siguientes secciones:

Nombre del Reporte: campo obligatorio que identifica el reporte (aunque no tiene por qué ser único).

Una buena práctica es definir un nombre breve y significativo (ej.: "Ventas 2016").

Descripción: campo opcional donde puedes brindar más información acerca del reporte (ej.: "Reporte anual de ventas para el 2016").

Filtrar datos: sección que permite definir filtros y criterios para determinar qué datos se van a incluir en el reporte. Las condiciones establecidas aquí se aplicarán al momento de obtener los datos.

Visualizar datos: sección que permite definir qué mostrará tu reporte y en qué orden. De los datos generados luego de aplicar los filtros, puedes seleccionar sólo algunos de ellos. Básicamente puedes definir el formato, qué campos se incluirán en el reporte (representados como columnas), en qué orden e incluso puedes ordenar los datos de forma ascendente o descendente por una columna en particular.

Filtrar datos



El primero paso es seleccionar un proceso. Esto es obligatorio y puedes elegir uno solo.

Esto significa que no podrás generar reportes que combinen información de 2 o más procesos.

En el combo Instancias debes seleccionar si solo quieres incluir datos de instancias Activas, Finalizadas, Pausadas por temporizador o Todas. Dependiendo de ese combo, se mostrará la lista de tareas del workflow o de estados finales (o ambos).

Además puedes definir condiciones sobre fechas y sobre campos.

En el reporte sólo se incluirán los resultados que cumplan con todas las condiciones simultáneamente.

Las condiciones sobre fechas dependerán del valor que hayas seleccionado en Instancias. Si eliges solo instancias Activas, podrás filtrar por fecha de vencimiento. Si eliges solo instancias Finalizadas, podrás filtrar por fecha de finalización. En cualquier caso siempre puedes filtrar por fecha de inicio (que corresponde a la fecha en la que se inició el proceso).

Una vez elegida la fecha, puedes restringir el rango de tiempo seleccionando entre Mes actual, Mes anterior y Fecha fija. La fecha fija permite seleccionar un día de inicio del período, un día de finalización o ambos (ver el siguiente ejemplo).



En las condiciones sobre campos encontrarás los campos del formulario del proceso y campos especiales. Si seleccionas la condición "Iniciador del Proceso igual a Usuario logueado", puedes crear un reporte dinámico (ver imagen).



Al compartirlo con otros usuarios, cada usuario verá datos de instancias únicamente iniciadas por él, sin necesidad de crear un reporte para cada uno. Esta es una excelente forma de permitir que los usuarios conozcan rápidamente el estatus de todos los procesos que iniciaron.

Todos los datos que nosotros seleccionemos en la sección “Filtrar datos” nos permitirán restringir la información sobre nuestros procesos tanto como lo necesitemos.

Además, los reportes a medida son totalmente editables, por lo cual no tienes que preocuparte por configurar tu reporte desde cero si deseas modificarlo.

Visualizar datos



Los campos incluidos aquí serán las columnas del reporte. El campo identificador no puede ser eliminado.

Al visualizar el reporte, el identificador contendrá un link directo a la instancia de proceso.

El orden determina a partir de qué columna se ordenarán los resultados del reporte. Por defecto se ordena de forma ascendente por el identificador, pero también puedes elegir otras opciones (como fecha de inicio, fecha de modificación, vencimiento o nombre de la tarea).

Permisos



La sección Permisos es muy importante, ya que permite compartir el reporte con otros usuarios de tu organización. Si deseas que un usuario o rol que no sea Administrator ni Business Analyst pueda visualizar el reporte, debes incluirlo aquí.

Ten en cuenta que solo podrán acceder a los datos del reporte en Flokzu y descargarlo a Excel, no podrán modificar su configuración. El nombre y la descripción del reporte será visible para todos los usuarios con acceso a él.

Usuarios que no son Administrator ni Business Analyst pero que tengan acceso a al menos un reporte a medida, verán una nueva sección "Mis Reportes" en el menú lateral. Desde allí podrán abrir los reportes y visualizar su contenido.

Si quieres que un usuario Administrator o Business Analyst también tenga acceso rápido a cierto reporte, puedes incluir a ese usuario en los Permisos y además de la sección "Reportes a medida" visualizará una sección "Mis Reportes" en su menú lateral. Incluso puedes incluir a tu propio usuario si así lo deseas.

Ten en cuenta que al compartir el reporte, estás creando un acceso a él. Si modificas la configuración, también se modificará para los demás usuarios.

Envío automático



La sección "Envío automático" estará disponible próximamente, y permitirá enviar el reporte automáticamente por mail a los correos que ingreses allí.

Guardar Configuración



Una vez creado el reporte, haz clic en "Guardar configuración". Luego de guardar el reporte puedes acceder a él y exportarlo a Excel. Tu reporte tendrá un aspecto similar a este:



En cuanto a los datos que aparecerán en tu reporte, es importante entender que una misma configuración puede mostrar datos distintos a medida que se completen tareas y se asignen tareas nuevas en tu organización. Por ejemplo, si tu reporte muestra las instancias activas de un proceso, es posible que hoy haya 10 resultados y la semana próxima sólo 5, porque las otras 5 instancias ya fueron completadas.

Ten en cuenta que sólo los usuarios Administrator pueden eliminar un reporte y esto eliminará el acceso a él para todos los demás usuarios.
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