¿Qué es una Tarea oculta?

Las Tareas ocultas son Tareas de Usuario que se han configurado para que sus instancias no sean mostradas en la Bandeja de Entrada.
Estas instancias serán accesibles por búsqueda o a través de los reportes, y los permisos para actuar sobre las mismas los tendrán los asignados de la manera usual.

Cuándo usar Tarea oculta

Las Tareas ocultas son útiles cuando necesitas dejar pausada una instancia de proceso por un período de tiempo indefinido.

Algunos ejemplos:

Contratos: Una vez aprobado un contrato puedes dejarlo en una tarea oculta Contrato Vigente. Esto te permitirá agregar información al contrato cuando sea necesario o incluso rescindirlo, sin la necesidad de que todos ellos se acumulen en tu Bandeja de Entrada.

Legajos de personal: Puedes enviar los legajos del personal activo de tu organización a una tarea oculta asignada al Departamento de Recursos Humanos, de manera que tendrán permisos para subir adjuntos y modificar la información de los empleados.

Instancias Archivadas: Si en tu proceso necesitas archivar unas instancia por un tiempo indeterminado y luego desarchivarla para continuar el trabajo, puedes crear una tarea oculta ARCHIVADO y enviar allí las instancias. Los usuarios asignados a esta tarea podrán en todo momento buscar la instancia y moverla hacia otra tarea visible.

Combinar tareas ocultas con temporizadores o eventos condicionales: Una buena práctica es asociar temporizadores o eventos condicionales interruptivos a una tarea oculta. Con esto lograrás moverla automáticamente hacia otra tarea visible cuando se cumpla una condición temporal, o bien una condición sobre el documento. Por ejemplo, para el caso de Contratos puedes agregar un temporizador asociado a la fecha de vencimiento del contrato.

Configurar Tareas oculta

Las Tareas ocultas se configuran en la pestaña Opciones de la configuración de la tarea, marcando la opción Ocultar en Bandeja de Entrada.



Ten en cuenta que los asignados a una Tarea oculta no serán notificados.

Las Tareas ocultas no podrán ser completadas por correo electrónico ni permitirán interacciones con usuarios externos

Configurar en procesos existentes

Recuerda que si tienes un proceso existente con instancias ya iniciadas es necesario que migren a la nueva versión activa para que los cambios se vean reflejados. Para ello simplemente debes asegurarte que tienes habilitada la Actualización automática de instancias, una vez abierta la instancia migrará a la nueva versión y se aplicarán los cambios, tras lo cual ya no se verá en tu Bandeja de Entrada.

Actualizado el: 28/01/2023