Suplencias (Fuera de la Oficina)
La funcionalidad de suplencias permite definir un suplente para un usuario durante un período de tiempo determinado. El suplente podrá completar tareas en nombre del titular mientras éste esté ausente.
El titular seguirá recibiendo las tareas que se le asignen y los correos electrónicos que se le envíen a través de las Tareas de Envío de Mensaje durante el período de inactividad.
El suplente recibirá las notificaciones de nueva tarea asignada (checkbox en la configuración de la tarea). El suplente no recibirá las notificaciones configuradas a través de las Tareas de Envío de Mensaje (Send Task) que fueran configuradas para el titular.
Los administradores a través de la sección Gestión de Usuarios.
Los usuarios sin rol administrador, siempre y cuando el Administrador haya habilitado el permiso.
Ingresar a la sección Gestión de Usuarios y hacer clic en el lápiz para editar el usuario al cual le queremos definir un suplente.
Hacer clic en Nueva suplencia en el extremo superior derecho.
Definir el período de inactividad y seleccionar el usuario que será suplente.
Los administradores pueden habilitar que los propios usuarios sean quienes definan su Fuera de la Oficina.
Ingresar a la sección Configuración Avanzada.
Habilitar el permiso para que los usuario definan su propio período de inactividad y suplente, en el apartado Fuera de la oficina.
Guardar la configuración avanzada.
Una vez que un Administrador habilite esta opción se agrega una sección Fuera de la oficina en el menú de usuario en el extremo superior derecho.
Al hacer clic allí se abrirá un pop-up para definir el período de inactividad y suplente.
Las suplencias se mostrarán en la pestaña Suplencias del suplente. Desde esa pestaña el Administrador podrá editarlas o eliminarlas.
También podrá ser editada desde la pestaña Suplencias del mismo usuario para el cual se le definió la suplencia, haciendo clic en Editar suplencia.
Una vez se inicie el período de inactividad, se indicará en la información de usuario dentro de Gestión de Usuarios, el período y suplente.
El usuario que fue definido como suplente verá una leyenda en su Bandeja de Entrada que le notificará el usuario al que está supliendo y por qué período.
Dentro de la Bandeja de Entrada tendrá la opción de que se muestren o no las tareas que tiene asignadas como suplente. Esas tareas del suplido serán etiquetadas con el nombre del usuario Titular.
Importante: Un usuario A que sea definido como suplente de un usuario B entre las fechas X e Y, no podrá estar Fuera de la Oficina entre esas fechas.
El titular seguirá recibiendo las tareas que se le asignen y los correos electrónicos que se le envíen a través de las Tareas de Envío de Mensaje durante el período de inactividad.
El suplente recibirá las notificaciones de nueva tarea asignada (checkbox en la configuración de la tarea). El suplente no recibirá las notificaciones configuradas a través de las Tareas de Envío de Mensaje (Send Task) que fueran configuradas para el titular.
¿Quiénes pueden definir un suplente?
Los administradores a través de la sección Gestión de Usuarios.
Los usuarios sin rol administrador, siempre y cuando el Administrador haya habilitado el permiso.
Definir suplente y período de inactividad para un usuario como Administrador
Ingresar a la sección Gestión de Usuarios y hacer clic en el lápiz para editar el usuario al cual le queremos definir un suplente.
Hacer clic en Nueva suplencia en el extremo superior derecho.
Definir el período de inactividad y seleccionar el usuario que será suplente.
Habilitar definición de suplencias por parte de cada usuario
Los administradores pueden habilitar que los propios usuarios sean quienes definan su Fuera de la Oficina.
Ingresar a la sección Configuración Avanzada.
Habilitar el permiso para que los usuario definan su propio período de inactividad y suplente, en el apartado Fuera de la oficina.
Guardar la configuración avanzada.
Una vez que un Administrador habilite esta opción se agrega una sección Fuera de la oficina en el menú de usuario en el extremo superior derecho.
Al hacer clic allí se abrirá un pop-up para definir el período de inactividad y suplente.
Visualizar suplencias
Las suplencias se mostrarán en la pestaña Suplencias del suplente. Desde esa pestaña el Administrador podrá editarlas o eliminarlas.
También podrá ser editada desde la pestaña Suplencias del mismo usuario para el cual se le definió la suplencia, haciendo clic en Editar suplencia.
Funcionamiento de suplencias
Una vez se inicie el período de inactividad, se indicará en la información de usuario dentro de Gestión de Usuarios, el período y suplente.
El usuario que fue definido como suplente verá una leyenda en su Bandeja de Entrada que le notificará el usuario al que está supliendo y por qué período.
Dentro de la Bandeja de Entrada tendrá la opción de que se muestren o no las tareas que tiene asignadas como suplente. Esas tareas del suplido serán etiquetadas con el nombre del usuario Titular.
Importante: Un usuario A que sea definido como suplente de un usuario B entre las fechas X e Y, no podrá estar Fuera de la Oficina entre esas fechas.
Actualizado el: 22/01/2024
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