Flokzu Helpdesk

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• ¿Cómo usar más de un conector con Zapier?

  En Flokzu ya tienes disponible la opción de utilizar más de un conector con Zapier. Para realizar esto, debes integrar Flokzu y Zapier mediante webhooks. Estos son los pasos que debes seguir: Crea los campos de formulario cuya información deseas utilizar en la configuración de múltiples “zaps” (conectores) en Zapier. Agrega una Tarea de Servicio en lPocos lectores

• Descargar una tabla a una planilla de Excel

  En Flokzu tienes la posibilidad de descargar los registros de una tabla que ha sido completada en una instancia de proceso a una planilla de Excel. Simplemente dirígete a la instancia de proceso de la cual deseas descargar la tabla y luego haz clic en el ícono “Exportar a Excel”. Acto seguido, se descargará una planilla de Excel conteniendo todos los registrosPocos lectores

• Busqueda rápida con operadores avanzados

  Sabemos que para ti es muy importante encontrar lo que estás buscando de forma rápida y fácil. Hay dos tipos de búsquedas en Flokzu: Búsqueda rápida Búsqueda avanzada Para realizar una búsqueda rápida, simplemente escribe en la barra superior lo que estás buscando. Al realizar una búsqueda rápida puedes utilizar **oMuy popular

• ¿Cómo reasignar una tarea?

  La Gestión por Procesos es útil para que los procesos se ejecuten siempre del mismo modo. Al asignar tareas en la etapa del modelado, los usuarios recibirán las tareas automáticamente en su Bandeja de Entrada en el momento adecuado. Esa es una de las principales ventajas de los BPMS. Pero en las organizaciones surgen imprevistos y modelar el proceso previo a su ejecución muchas veces no permite introducir cambios, perjudicando la flexibilidad de los procesos. Justamente para esos casos es útilPopular

• Búsqueda avanzada

  En Flokzu le damos mucha prioridad a las búsquedas porque sabemos que muchas veces la eficiencia depende de cuán rápido encuentras los que precisas para completar tu trabajo. En un proceso de cotización necesitas buscar rápidamente propuestas similares enviadas a clientes. En un proceso de selección de personal, antes de la entrevista tal vez quieras volver a leer el currículum del candidato. Al solicitar una compra a un proveedor puede ser útil consultar compras de meses anteriores. Hay muchoAlgunos lectores

• Clonar una instancia de proceso finalizada.

  ¿Cómo puedo clonar una instancia de proceso finalizada? Debes dirigirte a la instancia que quieras clonar, abrirla y luego hacer clic en el botón para clonar documentos. ¿Cómo funciona?Algunos lectores

• Historia y traza de auditoría de una instancia de proceso

  En Flokzu tienes la posibilidad de consultar en todo momento la historia de una instancia de proceso (solamente si tienes acceso a ella como lector o asignado). ¿Cómo puedo ver la historia de una instancia? Para ver la historia de una instancia de proceso, simplemente abre la instancia y dirígete al ícono del reloj que se encuentra en el extremo superior derecho. ![](https://storage.crisp.chAlgunos lectores

• Pestaña Comentarios

  Los comentarios dentro de tu cuenta de Flokzu (in-app) tienen muchos usos. Puedes realizar un comentario dentro de una tarea que pueda ser visto por los asignados a todas las tareas activas en un proceso. Para hacer esto, debes ir a la sección “Comentarios”, hacer clic en la casilla que se muestra en la imagen y luego publicar tu comentario. También puedAlgunos lectores

• Completar tareas de usuario por correo electrónico

  Las tareas asignadas pueden completarse desde la Bandeja de Entrada o, en caso de estar habilitado, directamente por correo electrónico. Esto permite ahorrar tiempo y tomar decisiones desde cualquier lugar, sin necesidad de ingresar a tu cuenta de Flokzu. Cómo configurar esta funcionalidad Para configurar la aprobación por correo electrónico, sigue los siguientes pasos: ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/5a899047-9b38-48ab-9475-31c8c63a3183/da3b4080-8c8e-48d8-9705-7367bAlgunos lectores

• Pestaña Adjuntos

  En Flokzu tienes la posibilidad de ver y agregar archivos adjuntos (Word, Excel, pdfs, entre otros) en cualquier etapa de un determinado proceso, a través de la pestaña Adjuntos. ![](https://storage.cAlgunos lectores

• ¿Cómo realizo búsquedas en Flokzu?

  Sabemos que es muy importante encontrar lo que estás buscando de forma rápida y fácil. Por eso en Flokzu puedes puedes buscar cualquier contenido de tus procesos: instancias de proceso, campos y sus valores, referencias, adjuntos, etiquetas, descripción y más. La barra de búsqueda se encuentra en la parte superior. Simplemente escribe allí lo que estás buscando.Algunos lectores

• ¿Qué usuarios pueden acceder a una instancia de proceso?

  En Flokzu ofrecemos varios niveles de seguridad para la definición de qué usuarios pueden ver una determinada instancia de proceso. La configuración más simple es que todos los usuarios puedan ver todas las instancias, pero sabemos que eso en muchos procesos no es aplicable. Por ejemplo, en un proceso de “Gestión de Compras”, puede suceder que las personas de un departamento, no vean las compras de otro departamento. El esquema de seguridad de quienes pueden ver las instancias de procesos, funAlgunos lectores

• Bandejas del usuario (Entrada, Salida, etc)

  Bandeja de Entrada En su Bandeja de Entrada los usuarios encontrarán las instancia de proceso a los cuales están asignados ya sea por usuario individual o por rol. Dependiendo de si a esas tareas se les asignó previamente una duración o no, verán la fecha en que vencen y según el color se definirá si están retrasadas (rojo), si tienen menos de 24 horas para completarlas (amarillo) o si están a tiempo (verde). ![](https://storage.crisp.Algunos lectores

• Búsqueda en archivos adjuntos

  En Flokzu tienes la posibilidad de realizar todo tipo búsquedas: sobre etiquetas, valores de campo de formulario, nombres de un proceso, de una tarea, etc. Una vez realizada la búsqueda sobre los términos, palabras sueltas o compuestas o cualquier combinación de números y letras que desees, puedes repetir la búsqueda sobre los archivos adjuntos. Simplemente realiza la búsqueda y luego presiona el botón “Repetir la búsqueda sobre adjuntos”. Ejemplo: Realiza una búsqueda sobre el nombre de un cAlgunos lectores

• Descargar una instancia de proceso

  Los usuarios Administradores pueden exportar toda la información almacenada en una instancia de proceso con un simple clic. Esto es posible en cualquier etapa del workflow, incluso si la instancia ha finalizado o si tiene tareas activas. Para ello debes entrar a la instancia y seguir los siguientes pasos: 1) Abrir la instancia que quieres consultar. 2) Click en el ícono "Historia de esta instancia de proceso". 3) Ir a la pestaña "Reporte completo" y descargarlo. ![](https://storage.crisPocos lectores

• Botones para acciones básicas en una instancia de proceso

  ¿Que significan los botones que se encuentran en el extremo superior derecho de un documento? Algunos botones aparecerán allí cada vez que una tarea sea generada. En cambio, otros botones solo serán visibles cuando determinados permisos hayan sido habilitados en la tarea en la que te encuentras trabajando. Botones disponibles para todos los usuarios: LPocos lectores

• Etiquetas en una instancia de proceso

  Etiquetar instancias de proceso puede tener múltiples usos. Supongamos que, una vez creado el documento inicial de una Solicitud de Crédito, la persona encargada en revisar la misma quiere asignarle una prioridad y que esta sea visible por todos los usuarios. La mejor manera de hacer esto es colocando etiquetas, del estilo: Prioridad Alta Prioridad Media Prioridad Baja Para hacer esto, simplemente entra a la instancia de proceso, dirígete a “Información general” y luego escribe la etiqPocos lectores

• Descargar resultados de búsquedas simples o avanzadas

  Una vez obtenidos los resultados de tu búsqueda simple o avanzada, es posible descargar los resultados de la misma a una planilla de Excel. Esta planilla contendrá toda la información de las instancias de proceso obtenidas. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/5a899047-9b38-48ab-9475-31c8c63a3183/f600667a-b5bPocos lectores

• ¿Quiénes pueden iniciar un proceso?

  Los procesos pueden ser iniciados por todos aquellos usuarios que tengan permiso para hacerlo. Es decir, todos aquellos usuarios que hayan sido definidos como "Iniciadores del proceso". Una vez creas un proceso, por defecto "Todos los usuarios" estarán definidos como iniciadores. Por tanto, todos los usuarios de la cuenta tendrán la posibilidad de iniciarlo desde la lista de procesos. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/5a899047-9b38-48ab-9475-31c8c63a3183/b7ea4f1c-8540-47ePocos lectores

• ¿Es posible modificar una instancia de proceso finalizada?

  ¿Es posible modificar una instancia de proceso que ha finalizado? No, no es posible revivir ni modificar una instancia de proceso que ha finalizado. Las únicas acciones posibles son realizar un comentario en ella o clonar la instancia. ¿Quiénes pueden hacer comentarios sobre un documento finalizado? Todos los usuarios que tengan permiso de lectura sobre un documento finalizado podrán realizarPocos lectores

• Diferencia entre Pestaña Adjuntos y campo tipo Archivo Adjunto

  Diferencia entre la pestaña de Adjuntos y el campo tipo Archivo Adjunto Por defecto, todos los procesos tienen habilitada la pestaña Adjuntos, aunque esta puede deshabilitarse en la sección Configuración de un proceso. No sucede lo mismo con el campo de tipo Archivo Adjunto. Este debe agregarse al formulario de la forma convencional en que se agregan los campos. Respecto a la visibilidad de los archivos adjuntos, los permisos sobre la pestaña son: Ver, Agregar o Eliminar Adjuntos; estoPocos lectores

• Georeferenciación y Geolocalización

  Georeferenciación y Geolocalización Dependiendo del tipo de proceso que estemos automatizando puede ser importante obtener la localización del usuario que está completando la tarea. Agregar un campo al formulario, por ejemplo "GPS", que debería ser de tipo texto. Luego haz clic en "Configurar visibilidad y scripts" y ve a la tercer pestaña "Script" en el popup que se abre. Selecciona la tarea que desees (por ejemplo la de crear documento para que la ubicación se cargue cuando se estéPocos lectores

• Monitor de Errores

  Monitor de Errores En el monitor de errores se incluirán todos aquellos errores relacionados con los procesos o instancias de proceso. ¿Quiénes tienen acceso? Los usuarios con rol Administrador o Business Analyst tienen acceso al monitor. Estos usuario tendrán un nuevo ítem en el menú, debajo de Mis Procesos. Posibles Filtros Proceso: Se mostrarán los errores de todos los procesos pero podrPocos lectores

• Acciones en lote

  Acciones en lote Esta funcionalidad permite que el usuario pueda completar varias tareas a las cuales está asignado de forma rápida. Definir que la tarea puede ser completada de esta manera En la tarea de usuario ir a la sección Permisos y abrir la opción Acciones en lote Hacer clic en el checkbox Esta tarea puede ser completada en lote ![](https:/Pocos lectores

• Notificaciones y Centro de Mensajes

  Centro de Mensajes Todos los usuarios tendrán acceso a su propio Centro de Mensajes. Allí encontrarán dos secciones: los mensajes In-App dirigidos a ellos y los comentarios en instancias de proceso en las que participan. Al tocar el icono de la campana se accederá a una previsualización de los últimos comentarios o mensajes In-App recibidos. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/cPocos lectores