• Invocar Servicios Web Desde el Flujo del Proceso

  Con Flokzu tienes la posibilidad de realizar invocaciones a Web Services REST desde el flujo de un proceso para automatizar tareas al interactuar con sistemas externos. Ejemplos de invocaciones de webservices típicas Enviar campos de un formulario de Flokzu hacia un sistema externo: por ejemplo, si en Flokzu tienes modelado un proceso de evaluación de candidatos para puestos vacantes de tu organización, podrás enviar la información del candidato ganador desde campos del formulario de FlokPopular

• ¿Cómo configuro el Workflow del proceso? Elementos básicos.

  Para definir el flujo de trabajo, también conocido como Workflow asociado al proceso, puedes hacerlo desde cero o utilizar la biblioteca de templates predefinidos. Ejemplo de un workflow concreto. En la siguiente imagen verás un ejemplo sencillo de un workflow real, cuyos elementos detallaremos a continuación: Evento de inicio (https://storage.crisAlgunos lectores

• Integración con servicios de Flokzu

  Al diseñar el flujo del proeso tienes la posibilidad de invocar los servicios de la API de Flokzu para interactuar con tus Bases de Datos o con otras instancias creadas. Pocos lectores

• ¿Cuál es la diferencia entre la duración de una tarea y los temporizadores (interruptivos y no interruptivos)?

  Si bien ambos (duración y temporizadores) pueden ser utilizados independientemente unos de otros, pueden utilizarse de manera conjunta y complementarse. La duración de una tarea cumple la función de notificar al asignado del tiempo o fecha de vencimiento de la misma. Una vez cumplido el tiempo o llegada la fecha ninguna acción se ejecutará. Esta funcionalidad es útil ya que genera información relevante sobre el desempeño de los usuarios en sus respectivas tareas. Por el otro lado, los temporizPocos lectores

• Asignar tareas por Web Service

  En Flokzu podrás asignar tareas a distintos usuarios a través de Web Service. Esta funcionalidad tiene usos muy variados. En este post hablaremos de cómo puedes asignar tareas a distintos aprobadores a través de Web Service. Supongamos que cada usuario de tu organización tiene un aprobador que debe revisar la información ingresada por aquel. En este caso, no sería nada útil tener asignada la tarea de “Aprobación” a un rol genérico de Aprobadores. Para lograr esta lógica de aprobación utilizaPocos lectores

• Participantes Históricos

  ¿Quién es un participante histórico? Los participantes históricos de una instancia de proceso son todos aquellos usuarios que alguna vez interactuaron con la instancia (ejemplo: adjuntaron un archivo, guardaron el formulario, completaron una tarea, aprobaron un formulario, etc). Es decir, todas las acciones que aparezcan visibles en la historia de una instancia de proceso.Pocos lectores

• Selección de formatos en la configuración de la cuenta

  Una vez creada una cuenta, hay algunos tipos de datos que podrán ser modificados en base a tus preferencias de formato. Los formatos que podrás modificar son los siguientes: Formato de fecha: En este campo podrás seleccionar entre tres formatos diferentes: aaaa/mm/dd dd/mm/aaaa mm/dd/aaaa Símbolo de moneda: El símbolo de moneda por defecto es “$”, pero puPocos lectores

• Problema: condiciones de salida

  Descripción del problema Al momento de completar una tarea aparece este mensaje: "Las condiciones de salida de esta tarea no están configuradas correctamente. Consulta a tu administrador." ¿Qué significa ese mensaje? Este mensaje implica que luego de la tarea que se está tratando de completar en ese momento, hay una o más compuertas (exclusivas o inclusivas) que tienen condiciones de salida pero la instancia de proceso no cumple con ninguna de ellas por tanto el documento no puPocos lectores

• Tareas ocultas en la Bandeja de Entrada

  Las Tareas ocultas son Tareas de Usuario que se han configurado para que sus instancias no sean mostradas en la Bandeja de Entrada.Pocos lectores

• Integración Zapier para conectar con otras aplicaciones Web

  Zapier es una herramienta que te permite conectar aplicaciones web, como Salesforce, Dropbox, Gmail y Flokzu, de forma sencilla para intercambiar información entre ellas automáticamente Puedes vincular aplicaciones, lo que se conoce comúnmente como crear un Zap, al seleccionar una de ellas como disparador (en inglés “trigger’, que es la que provee información) y otra como acción (en inglés “action”, que es la que realiza algo con la información recibida).Popular

• Configurar tareas en paralelo con una compuerta inclusiva (inclusive gateway)

  En muchos procesos de negocio, el paralelismo resulta esencial. Esto permite asignar tareas que pueden llevarse a cabo de manera simultánea en lugar de secuencial. Este enfoque es especialmente útil cuando las tareas son independientes entre sí. Al introducir el paralelismo en el flujo, se facilita que distintos usuarios trabajen en múltiples tareas al mismo tiempo, lo que conlleva a un ahorro significativo de tiempo. Para implementar el paralelismo en el flujo de trabajo, se hace uso de unaPopular

• ¿Qué es una "Tarea de Envío de Mensaje"?

  Las Tareas de Envío de Mensaje (Send Task) son aquellas tareas que te permitirán enviar correos electrónicos a quien tú desees de manera completamente automática. Para configurarlas solo debes arrastrar la tarea que tiene un mensaje como ícono y soltarla en cualquier parte del flujograma.Popular

• ¿Cómo puedo asignar plazos a mis tareas?

  En la gestión de procesos de negocio (BPM), la administración eficaz del tiempo es crucial, ya que permite establecer fechas límite para las tareas a realizarse. En organizaciones con múltiples usuarios y una variedad de tareas, es recomendable definir plazos para asegurar la finalización puntual y adecuada de cada una. Aquí te explicamos cómo puedes asignar plazos a las tareas en tu organización, junto con los diferentes tipos disponibles. Asignar plazos a una tarea En Flokzu hay tres maPopular

• Dividir el flujo del workflow con una compuerta exclusiva (exclusive gateway)

  La Compuerta Exclusiva, también conocida como Gateway Exclusivo, es un elemento esencial en BPMN que permite fragmentar el flujo de trabajo en caminos exclusivos según condiciones definidas por el usuario. Esto implica que cuando la instancia de proceso alcanza este punto en el flujo, se evalúa la condición establecida y, en función del resultado, la instancia continuará por uno u otro camino.Algunos lectores

• Interacción con participantes externos

  Esta funcionalidad permite la interacción con personas que no tengan usuario en una cuenta de Flokzu. Si configuras una tarea para tomar los actores desde un campo y en ese campo hay un correo electrónico que no pertenece a un usuario de la cuenta, entonces se considerará como un participante externo y se le enviará un correo electrónico con un enlace para que pueda participar (siempre y cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada). Un participante externo no puede completar tareas ni veAlgunos lectores

• ¿Qué es una "Tarea de Usuario"?

  En las Tareas de Usuario (User Tasks), un usuario asignado debe completar cierta tarea (aprobar, evaluar, rechazar, etc.). Para editar la configuración de una Tarea de Usuario, arrastra el icono hasta el diagrama suéltalo donde quieras colocarla. Las pestañas de configuración de una Tarea de Usuario son las siguientes: Asignación: En esta pestaña deberásAlgunos lectores

• ¿Cómo configuro un temporizador (timer) no interruptivo?

  Los temporizadores (timer) no interruptivos pueden asociarse solamente a Tareas de Usuario y deben definirse en el workflow del proceso. Para utilizar temporizadores no interruptivos, debes establecer el tiempo límite en el cual se debe completar la tarea y un camino paralelo de flujo. Si se alcanza el tiempo límite y la tarea no se completó, la tarea no se cancelará sino que el flujo correrá paralelamente por el camino indicado por el temporizador y por la tarea en cuestión, la cualAlgunos lectores

• ¿Cómo iniciar un proceso a partir de otro? (lanzar una instancia de proceso)

  .En el ámbito de los procesos de negocio, es común que estén estrechamente vinculados, con algunos dependiendo directamente de otros. Por ejemplo, al finalizar el proceso de "Selección de Personal", se puede desencadenar automáticamente el proceso de "Inducción y Capacitación". Del mismo modo, al concretar una venta, se activa el proceso de "Facturación al Cliente". Estos son solo ejemplos, ya que hay numerosas instancias similares en la gestión empresarial. El enfoque de modelar estos procAlgunos lectores

• ¿Cómo definir una duración esperada o vencimiento para las tareas?

  La duración de la tarea se define en el modelado del workflow. Es una configuración opcional y es propia de cada tarea (distintas tareas en el flujo pueden tener distintas duraciones asignadas). Para definir una duración, dirígete a una tarea en particular y haz doble clic encima de ésta para editarla. Se abrirá la ventana de configuración de la tarea. Una vez allí, dirígete a la pestaña “Duración” y haz clic en la sección que se muestra en la siguiente imagen. (https://storage.crisp.chat/Algunos lectores

• Asignación fija y dinámica de Tareas a participantes

  Hay varias maneras en que puedes asignar una Tarea de Usuario para que sea completada. Asignación fija Por un lado puede existir la asignación fija, donde asignas un usuario o rol específico para completar la Tarea de Usuario. Al asignar un usuario solo esa persona recibirá la tarea en su bandeja de entrada para completarla. En cambio, cuando asignas a un rol, todas las personas que constituyen el rol recibirán la tarea en su bandeja de entrada para completarla. Asignación dinámicaAlgunos lectores

• ¿Cómo configuro un temporizador (timer) interruptivo?

  Los temporizadores interruptivos pueden asociarse solamente a Tareas de Usuario, estos deben definirse en el workflow del proceso. Para utilizar temporizadores interruptivos, debes establecer el tiempo límite en el cual se debe completar la tarea y un camino alternativo del flujo. Si se alcanza el tiempo límite y la tarea no se completó, la tarea se cancela y el flujo continúa por el camino indicado por el temporizador. Es decir que el flujo seguirá según lo que se alcance antes: la taAlgunos lectores

• Evento condicional e interrupción de tareas de usuario.

  El evento condicional estará escuchando como cambian los campos del formulario y en caso de que se cumpla la condición definida en el mismo, se ejecutará el camino establecido como salida del evento condicional. El evento condicional escuchará siempre y cuando la tarea a la cual esté asociado tenga instancias activas. Por tanto, si una instancia de proceso no se encuentra en esa tAlgunos lectores

• Documentación en una Tarea de Usuario

  En Flokzu tienes la posibilidad de adjuntar documentación en cada una de las Tareas de Usuario de un proceso. ¿Para qué sirve? Esta sección te permite, entre otras cosas, adjuntar instrucciones para tus usuarios en una tarea particular para que estos sepan si hay instrucciones específicas para completar algún campo, a qué deben prestar especial atención, y demás instrucciones que desees otorgarles.Pocos lectores

• ¿Cómo programar el inicio automático de un proceso? (Timer Start Event)

  Algunos procesos deben comenzar periódicamente o en una fecha/hora específica. ¿Qué ocurre si la persona responsable de iniciar el proceso olvida hacerlo? ¿O si no está disponible? ¿No sería mejor programarlo y que comience automáticamente? En Flokzu puedes hacerlo utilizando un Evento de Inicio por Temporizador. El Evento de Inicio por Temporizador permite comenzar el proceso automáticamente en una fecha establecida o cada cierto período de tiempo (ej.: todos los lunes a las 9 a.m.).Pocos lectores

• ¿Qué son los temporizadores intermedios?

  A diferencia de los temporizadores interruptivos y no interruptivos, un temporizador intermedio permite retrasar la ejecución de cierta etapa del proceso. Cuando el flujo llega a un temporizador intermedio, se comienza a contabilizar el tiempo y el flujo se detiene. Una vez alcanzado el intervalo establecido, el flujo continúa su camino. Puedes confiPocos lectores

• Campos destacados y mostrar información específica en tus bandejas

  Los campos destacados aparecen junto a la referencia de las instancias de proceso tanto en las bandejas, búsquedas, como en los correos de notificación de comentarios, asignación de tareas o notificaciones para completar tareas por correo.Pocos lectores

• Lectores y visibilidad de instancias a nivel del proceso/tarea.

  Hay dos tipos de lectores (personas que pueden ver una instancia de proceso): Lectores Globales Los usuarios y/o roles a los que les otorgues este permiso podrán consultar instancias de proceso asociadas en todo momento (incluso las finalizadas). Lectores al FinalizarLos usuarios y/o roles que podrán consultar instancias de proceso finalizadas.Pocos lectores

• ¿Cómo descargar el diagrama del workflow como una imagen?

  Es probable que te interese exportar el diagrama de tu workflow. Tal vez quieras enviarlo a otros miembros de tu organización para obtener su feedback, o imprimirlo para llevarlo a una reunión o hacer anotaciones… Sin importar el motivo, trabajar sobre el diagrama de flujo es una parte importante de gestionar tus procesos. En Flokzu puedes exportarlo como imagen, directamente desde la configuración del proceso, en la pestaña “Diseño del workflow”: (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Pocos lectores

• Insertar adjuntos en Tareas de Envío de Mensaje

  ¿Puedo insertar adjuntos en una Tarea de Envío de Mensaje? Sí. Así como los campos de formulario pueden ser insertados en el cuerpo de un correo automático, si colocas un campo de tipo adjunto en el cuerpo del mensaje que quieres enviar, este aparecerá adjunto al correo automático que envíes. Si deseas insertar un campo de tipo adjunto en un correo automático simplemente abre la Tarea de Envío de Mensaje y escribe el nombre del campo de tipo adjunto entre corchetes. Ejemplo: Resumen comPocos lectores

• Migración de instancia de proceso a última versión automáticamente

  En Flokzu tienes la opción de decidir si quieres migrar las instancias de proceso a la última versión publicada de manera automática. Esto es útil cuando deseas que los cambios que has introducido en un proceso queden visibles lo antes posible, para evitar disparidades en los documentos generados. Si por el contrario no deseas que las instancias de proceso migren a su última versión de maneraPocos lectores