Workflow del proceso
Asistente IA en el workflow
Aprende como incluir agentes de inteligencia como una nueva tarea automática dentro de tus procesos.DestacadoInvocar Servicios Web Desde el Flujo del Proceso
Con Flokzu tienes la posibilidad de realizar invocaciones a Web Services REST desde el flujo de un proceso para automatizar tareas al interactuar con sistemas externos. Ejemplos de invocaciones de webservices típicas Enviar campos de un formulario de Flokzu hacia un sistema externo: por ejemplo, si en Flokzu tienes modelado un proceso de evaluación de candidatos para puestos vacantes de tu organización, podrás enviar la información del candidato ganador desde campos del formulario de FlokPopularIntegración con servicios de Flokzu
Al diseñar el flujo del proeso tienes la posibilidad de invocar los servicios de la API de Flokzu para interactuar con tus Bases de Datos o con otras instancias creadas. Pocos lectoresConfigurar tareas en paralelo con una compuerta inclusiva (inclusive gateway)
En muchos procesos de negocio, el paralelismo resulta esencial. Esto permite asignar tareas que pueden llevarse a cabo de manera simultánea en lugar de secuencial. Este enfoque es especialmente útil cuando las tareas son independientes entre sí. Al introducir el paralelismo en el flujo, se facilita que distintos usuarios trabajen en múltiples tareas al mismo tiempo, lo que conlleva a un ahorro significativo de tiempo. Para implementar el paralelismo en el flujo de trabajo, se hace uso de una coPopularMigración de instancia de proceso a última versión automáticamente
En Flokzu tienes la opción de decidir si quieres migrar las instancias de proceso a la última versión publicada de manera automática. Esto es útil cuando deseas que los cambios que has introducido en un proceso queden visibles lo antes posible, para evitar disparidades en los documentos generados. Si por el contrario no deseas que las instancias de proceso migren a su última versión de maneraPocos lectores¿Qué sucede cuando elimino un proceso?
¿Cómo eliminar un proceso? Para eliminar un proceso debes ir a la sección Mis procesos y a la derecha de un proceso hay varios botones, el que lleva el ícono de la basura es para eliminar ese proceso. ¿Quiénes pueden eliminar un proceso? Solo los usuarios que cuenten con rol Administrator podrán eliminar un proceso.Pocos lectoresTemporizadores (Timers) en flujos de proceso: interruptivos y no interruptivos
Los temporizadores —o timers— son herramientas que te permiten incorporar condiciones de tiempo a una Tarea de Usuario activa. Funcionan como una combinación entre un cronómetro y un despertador: al llegar a una tarea con un temporizador, este comienza a contar y, cuando se cumple el intervalo configurado, se dispara una acción específica. Dependiendo del tipo de temporizador, pueden suceder dos cosas: Con un tempoPocos lectores
Formulario del proceso
Crear formularios con IA
Crea formularios rápidamente usando Inteligencia Artificial (IA) de chatGPTDestacado¿Cómo configurar el formulario de proceso?
Puedes imaginar el formulario como el conjunto de campos que contendrán datos, y que viajan entre los distintos integrantes de tu organización para completar las tareas de un proceso. Esta estructura de campos (formulario), te permitirán reunir la información necesaria durante todas las etapas del proceso. Por ejemplo, si queremos diseñar un proceso de Selección de Personal para nuestra organización, sería de utilidad agregar los siguientes campos: Nombre del Postulante Apellido del PostuAlgunos lectoresVisibilidad de los campos
Durante la creación del formulario del proceso se deben agregar todos los campos que se utilizarán durante el proceso. Las diferentes opciones de visibilidad de los campos son: Obligatorio: Deberás completar el campo para seguir adelante. En caso contrario, Flokzu no te permitirá completar la tarea con estePocos lectoresFormulario público: participantes externos inician procesos
Un formulario público es un formulario que puede ser visualizado y completado por cualquier persona, incluso aquellas que no sean usuarios activos de tu organización y no tengan una cuenta Flokzu. Una vez que hayas creado un proceso, puedes establecer un fPopularColores, imagenes y HTML en el encabezado del formulario público
Puedes personalizar el encabezado del formulario público para incluir elementos de la identidad de tu organización, como un logo o colores corporativos. Para modificar la vista del encabezado en HTML, debes dirigirte a la sección ‘Configuración’ del proceso que deseas personalizar. En esta sección, encontrarás un recuadro que contiene el código HTML correspondiente al encabezado de tu formulario públicoPopularCampo tipo Tabla
Añadimos un nuevo campo de tipo tabla para registrar información de forma más intuitiva y directa en Flokzu. Una tabla agrupa varios campos y los asocia por filas y columnas, brindando la posibilidad de crear planillas personalizadas en tu formulario. Para crear un campo de tipo tabla, selecciona el tipo de dato “Tabla” y haz clic en “Edita la tabla aquí” para configurarla. Podrás definir cuantas columnas desees, incluyendo el título de cada una y el tipo de dato que contendrá.Algunos lectoresCargar combos a partir de una base de datos
Puedes utilizar la información almacenada en tus bases de datos para cargar campos del formulario. Cargar un combo a partir de una base de datos Puedes cargar las opciones de un combo, ya sea de multiselección o no, desde una columna específica de una base de datos. Cuando se abra el pop-up, debes seguir los siguientes pasos para cargar las opciones del combo desde una base de datos: (https:/Algunos lectoresCampo tipo Autocalculado
Con los campos autocalculados de Flokzu, puedes obtener valores de forma automática, ¡ahorrando tiempo y evitando errores! Imagina que creas un formulario para tus órdenes de compra. Podrías tener una tabla con los artículos, la cantidad y el precio unitario. Una columna "Total" te permitiría calcular el monto de cada ítem (cantidad x precio) y, además podrás incluir un campo autocalculado Total de la Compra que sumAlgunos lectoresCargar un combo por Web Service
En ocasiones, al completar una tarea, los usuarios se encuentran con la necesidad de seleccionar una opción de un menú desplegable que forma parte del formulario. Este escenario es común cuando se deben elegir elementos como países, ciudades, productos, entre otros. Sin embargo, cuando la lista de opciones es extensa, ingresarlas manualmente sería una tarea ardua y lenta. En tales casos, la posibilidad de cargar las opciones desde un servicio web resulta sumamente útil. Además, esta funcionalidaAlgunos lectoresCampo tipo Adjunto
Al definir el formulario del proceso, hemos añadido la posibilidad de incluir campos de tipo de dato Archivo Adjunto. Si bien Flokzu cuenta con la pestaña de “Adjuntos” en cada instancia de proceso que puede ser personalizada, hasta el momento no era posible requerir la obligatoriedad de un adjunto. Al incluir un campo del tipo Archivo Adjunto, es posible adjuntar archivos dentro del formulario mismo (uno por campo definido) y, como todo campo, es posible configurar su visibilidad u obligatoriePocos lectoresInsertar HTML en campo Título/Encabezado
En Flokzu tienes la posibilidad de personalizar tu formulario colocando código HTML en un campo Título/Encabezado. Dado el siguiente código: El encabezado del formulario se verá de la siguiente manera:Pocos lectoresVisibilidad de un campo en función del valor de otro.
Al configurar la visibilidad de los campos del formuario, es posible que quieras cambiar la visibilidad de acuerdo al valor de otros campos o a la decisión tomada en una tarea. Por ejemplo, si tienes un campo que se llama Motivo de rechazo, sólo tiene sentido mostrarlo cuando un usuario tome la decisión Rechazar. En caso de que apruebe la tarea, ese campo debería ser oculto. Otro ejemplo es un combo con opciones e incluir una alternativa Otro. Si quien completa el campo elige esa oPocos lectoresCampo tipo Richtext (texto enriquecido)
¿Cómo se configura? Para configurar un campo de tipo richtext simplemente arrastra el campo y suéltalo en el formulario. ¿Para qué sirve? Los campos de tipo richtext resultan muy útiles cuando quieres que tus usuarios tengan la posibilidad de aplicar formato al texto a introducir en un determinado campo. Ej: Podrán introducir listas, insertar imágenesPocos lectoresCombos de Usuarios o Roles
Hay muchas formas de combinar los campos de tipo combo (multiselección o no) con los usuarios del sistema. Puedes utilizarlo para permitir que las asignaciones se definan dinámicamente una vez iniciado el proceso. Ejemplo: un empleado necesita la aprobación de su supervisor, pero cada área tendrá un supervisor diferente. Entonces puedes cargar un campo de tipo combo con los diferentes supervisores y cada empleado seleccionará al adecuado. Una forma de configurarlo es utilizar a los Usuarios oPocos lectores¿Cómo funcionan los campos confidenciales?
Qué significa que un campo sea confidencial Los campos confidenciales permiten almacenar información sensible, que sólo ciertos usuarios/roles de tu organización deberían poder ver. Son particularmente útiles cuando quieres que el contenido de un campo sea visible para algunos usuarios/roles y oculto para otros en una misma etapa. Cómo configurar un campo confidencial Desde la configuración del fPocos lectoresCampo tipo Firma
Configurar un campo firma Para configurar un campo firma, simplemente arrástralo desde el recuadro que se encuentra a la derecha e insertalo en tu formulario. Utilidad del campo firma Imagina que has dividido el flujo de tu proceso de manera que distintas personas puedan aprobar una instancia de proceso si se cumplen ciertas condiciones. (https://sPocos lectoresValor por defecto de un campo
Durante la creación del formulario de un proceso, hay campos que permiten que se les defina un valor por defecto. Esto implica que una vez se inicie el proceso, los campos aparecerán completos con el valor que hayas definido como “por defecto”. Esto resulta muy útil cuando la información que se ingresa en el campo es siempre la misma, pero la información es igualmente necesaria en el formulario. De esta manera, los usuarios que participen en cualquier etapa de un proceso o personas que inicienPocos lectores¿Qué sucede si modifico o elimino un campo?
Modificar el nombre de un campo Modificar el nombre de un campo puede ocasionar que algunas funcionalidades o configuraciones que utilizaban su nombre se vean afectadas y dejen de funcionar correctamente. Cuando se modifica el nombre del campo se deben revisar las siguientes secciones: Fórmulas en un campo autocalculado por script Scripts de tarea Plantilla de impresión Campos destacados Campos en el contenido o asunto de las Tareas de Envío de Mensaje. Configuración de las TarPocos lectores
Usuarios y roles
¿Cómo permitir que personas ajenas a Flokzu participen en un proceso?
Las personas ajenas a Flokzu pueden interactuar en dos etapas diferentes del proceso. Iniciando el mismo a través de un formulario público o en etapas intermedias a través de la interacción de participantes externos. Formulario Público El formulario público permite que personas ajenas a tu organización inicien una instancia de proceso, el cual luego seguirá el flujo definido. No permite que las personas ajenas a tu organización interactúen en etapas intermedias del mismo. Si desePocos lectoresGestión de Usuarios por WebService
Introducción La API Pública de Flokzu contiene un conjunto de operaciones que resultan útiles para la gestión de los usuarios de la organización. A través de la invocación de webservices podrás crear o eliminar perfiles así como también gestionar sus roles. Esto permite la administración desde sistemas externos, siendo particularmente útil para aquellas organizaciones que deban actualizar el perfil de sus usuarios en múltiples sistemasPocos lectoresSuplir a un usuario (alias)
Ya hemos visto cómo definir un alias de correo electrónico para un usuario. En este artículo analizaremos algunos aspectos a tener en cuenta cuando se le asigna una suplencia a un usuario a través de un alias. ¿Qué podrá hacer el suplente? CaPocos lectoresAuditoría de actividad
Auditoría de actividad: Transparencia y Control Total La auditoría de eventos es una herramienta indispensable para garantizar la seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo dentro de Flokzu. Al registrar de manera detallada cada acción realizada dentro del sistema, puedes obtener una visión completa del historial de cambios y asegurar la integridad de tus datos. Acceder a la auditoría Una vez que hayas accedido a Flokzu podrás acceder a la auditoría en *Configuración - Avanzada -Pocos lectores¿Cómo invitar usuarios a mi cuenta?
Existen dos formas de invitar usuarios a una organización: Automáticamente, mediante la API de invitación de usuarios. Para eso, consulta el siguiente artículo. De manera manual: Primero dirígete al ítem del menú lateral “Gestión de Usuarios”. Luego, haz clic en “Invitar Usuarios” e ingresa la dirección de correo electrónico de quien desees invitar. Los usuariAlgunos lectores¿Qué son los roles? ¿Qué roles hay por defecto?
Tipos de Roles En Flokzu existen dos tipos de roles: Roles de sistema Son roles que vienen creados por defecto y no pueden ser eliminados. Existen 4 Roles de sistema: Todos los Usuarios, Business Analyst, User Management y Administrator. Puedes consultar sus características y diferencias en este post. ¿Qué características presentan estos roles? Todos los Usuarios: En este rAlgunos lectores¿Qué es el autoaprovisionamiento?
Como ya vimos en el post ¿Cómo invitar usuarios a mi cuenta?, tanto el administrador como el business analyst de la cuenta pueden invitar a todos los usuarios que deseen a través de la sección “Gestión de Usuarios”. Tan solo deben conocer los correos electrónicos de los usuarios que desean invitar para poder invitarlos a unirse a su cuenta. Sin embargo, también es posible que los propios usuarios seanPocos lectoresOtorgar permisos sobre los procesos a usuarios/roles regulares.
Los usuarios que tengan rol de Administrador tienen la posibilidad de otorgar permisos a usuarios regulares (no Administrator ni Business Analyst) para un proceso específico. Los tres tipos de permisos disponibles son: Editar el proceso: Permite modificar el proceso y crear nuevas versiones pero no habilita a publicar los cambios. Publicar el proceso: habilita a los usuarios a editar el proceso y publicar las modificaciPocos lectoresSuplencias (Fuera de la Oficina)
La funcionalidad de suplencias permite definir un suplente para un usuario durante un período de tiempo determinado. El suplente podrá completar tareas en nombre del titular mientras éste esté ausente. El titular seguirá recibiendo las tareas que se le asignen y los correos electrónicos que se le envíen a través de las Tareas de Envío de Mensaje durante el período de inactividad.Pocos lectores¿Cómo edito un rol?
Para editar un rol, dirígete al ítem de la barra lateral “Gestión de Usuarios” y luego haz clic en la pestaña “Roles”. Se desplegará una lista con todos los roles que existen en tu organización. A continuación, dirígete al renglón correspondiente al rol que desees editar y haz clic en el lápiz que se encuentra a la derecha del mismo. Se abrirá una ventana en la cPocos lectores¿Cómo elimino un usuario?
Para eliminar a un usuario, dirígete al ítem de la barra lateral “Gestión de Usuarios” y selecciona la pestaña “Usuarios”. Luego, haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra a la derecha del nombre correspondiente. ¿Qué sucede cuando elimino un usuario de la cuenta? Una vez eliminado, la persona ya no podrá ingresar a la cuenta de tu organización ni se le enviarán notificaciones dPocos lectores¿Cómo definir un alias para un usuario?
¿Qué es un alias de correo electrónico? Si defines un alias de correo electrónico para tu cuenta, este alias recibirá una copia de todos los mensajes que vayan dirigidos a ti e incluso podrá completar tareas por mail a tu nombre. Definir un aPocos lectores¿Qué es un usuario?
Un usuario es toda persona que ha sido invitada a la cuenta de Flokzu. Los usuarios deberán confirmar su invitación para poder acceder a la cuenta. Sin embargo, puedes asignar tareas y roles a usuarios que aún no hayan aceptado la invitación.Pocos lectores¿Cómo asocio un rol a un usuario?
Existen dos maneras de asociar un rol a un usuario: a partir del rol o desde el perfil del usuario. La primera alternativa es útil si quieres asociar el mismo rol a múltiples usuarios. La segunda, si quieres asociar múltiples roles a un mismo usuario. Si quieres utilizar la primera alternativa, lo primero que debes hacer es editar el rol que vas a asignar. En la pestaña “Roles” haz clic en el ícono de lápiz que se encuentra a la derecha del rol para editarlo. (https://storage.crisp.chat/usePocos lectores¿Cómo creo un nuevo rol?
Para crear un nuevo rol, dirígete a la sección “Gestión de Usuarios” de la barra lateral. Luego, en la pestaña “Usuarios”, haz clic en “Nuevo Rol”. A continuación, escribe el nombre del rol y haz clic en “Guardar Rol”. Una vez crePocos lectoresRegistro de Usuario
Registro de Usuario Posteriormente a que un administrador envía la invitación para invitarte a la organización y espacio de trabajo en Flokzu, recibirás un email de Flokzu Al hacer clic en el link serás dirigido a una página de Flokzu en la cual tendrás que definir tu Nombre de Usuario y Contraseña para darte de altPocos lectores¿Cómo elimino un rol?
Para eliminar un rol, dirígete al ítem de la barra lateral “Gestión de Usuarios”. Luego, en la pestaña “Roles”, haz clic en el ícono de la papelera que se encuentra a la derecha del rol que desees eliminar. A continuación, se eliminará el rol seleccionado. ¿Qué sucede cuando elimino un rol de la cuenta? Reportes Una vez eliminado, el rol ya no figuraráPocos lectoresWebhooks Usuarios
Webhooks de usuarios En Flokzu puedes compartir la información sobre eventos que suceden sobre tus usuarios con sistemas externos a través de webhooks. Los webhooks proporcionan un mecanismo para notificar a tu aplicación cuando se produzca un determinado evento que afecta a un usuario y así poder tomar acciones. En Flokzu hay varios eventos que pueden ser tomados en cuenta al momento de configurar los webhooks de usuario: Cuando un usuario es invitado a Flokzu Cuando un usuario acepPocos lectoresReporte de Usuarios
¿Cómo acceder a descargar el reporte? El reporte se puede descargar desde la sección Gestión de Usuarios, por tanto, solamente aquellos usuarios con acceso a la misma podrán descargarlo. Para descargar el reporte solamente haz clic en el icono que se encuentra a la derecha del buscador de usuarios. Reporte Al hacer clic allí se descargará el reporte en formato Excel. El reporte cuenta con lPocos lectoresNo recibo correos por parte de Flokzu [Desuscripción/Spam]
Desuscripción En Flokzu tienes el derecho de desuscribirte de los correos enviados desde la herramienta en cualquier momento. Para desuscribirte de los correos que recibes de una cuenta simplemente debes dirigirte a cualquier correo que hayas recibido de esa cuenta y al final del correo tendrás una sección para hacerlo. (https://storagPocos lectores¿Las invitaciones a usuarios para unirse a Flokzu expiran?
Toda invitación que se realice a un usuario tendrá una validez de 30 días, expirados los cuales el usuario que fue invitado ya no podrá acceder a la cuenta. ¿Cómo invitar nuevamente a un usuario? Para reenviar una invitación a un usuario, accede nuevamente a la sección “Gestión de Usuarios” y dirígete a la pestaña “Usuarios”. Luego, haz clic en el botón “Invitar Usuarios”. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/5a899047-9b38-48ab-9475-31c8c63a3183/fc029ffc-6d57-4ae3-abb9-1bPocos lectoresRoles de Sistema (Administrator, Business Analyst, User Management)
Los Roles de Sistema son perfiles predeterminados que permiten gestionar de manera efectiva algunas acciones dentro de Flokzu. Cada rol actúa como un conjunto de permisos que se puede asignar a los usuarios, es decir que cada vez que asignas un rol a un usuario, le otorgas automáticamente ciertos privilegios que vienen ya configurados por defecto. Esto facilita mucho la gestión del acceso a distintas funciones y recursos y garantiza un control organizativo más claro. En este post, te explicaPocos lectores
Bases de Datos
Cómo agregar registros a una base de datos
Cómo agregar registros a una base de datos En Flokzu hay varias maneras de agregar registros a una base de datos interna. A continuación presentamos una lista con cada una de ellas. Agregar registros manualmente En primer lugar, tienes la posibilidad de agregar los datos desde un archivo manualmente, agregando los registros en una base de datos interna de Flokzu uno tras otro. Esto resulta útil cuando el número de registros que van a agregarse a una base de datos interna es reducido oAlgunos lectores¿Para qué utilizar una base de datos?
En Flokzu, los usuarios con los roles de Administrador o Business Analyst tienen la capacidad de crear bases de datos que pueden ser utilizadas en los procesos. Las bases de datos son una herramienta versátil que puede ser aprovechada de diversas maneras en la optimización de tus flujos de trabajo: *Almacenamiento de Información Repetitiva: Puedes utilizar bases de datos para guardar información que se repite en varios procesos. Por ejemplo, listas de países, productos, proveedores, etc. Esta inPocos lectoresCombos anidados por base usando filtros
Combos anidados por base usando filtros En Flokzu tienes la posibilidad de anidar campos de tipo combo para hacer tu formulario más inteligente. La manera de hacer esto es utilizando filtros. El primer paso para configurar combos anidados es crear los campos de tipo combo que deseas anidar. Ejemplo: Un combo llamado “Países” y otro combo llamado “Ciudades”.Pocos lectoresAgregar registros a través de Web Service (Add record)
En Flokzu puedes tener toda la documentación disponible para consultar en todo momento, o bien a través de la sección Métricas & Reportes, la Historia de la instancia de proceso, las búsquedas simples o avanzadas, etc. Sin embargo, en algunos casos puede resultar muy útil almacenar información relevante (o que piensas reutilizar de manera constante) en una base de datos interna. Para ingresar datos provenientes de tu formulario en una base de datos interna de Flokzu debes seguir los siguienteAlgunos lectoresProblema con caracteres especiales al importar base de datos
Solución Este problema se debe a la codificación del documento, aconsejamos siempre que la misma sea UTF-8 without BOM. En caso de que ya tengas tu archivo puedes arreglarlo de esta manera: Abrir el archivo .csv en Notepad++ Hacer clic en "Encoding" y luego seleccionar "Convert to UTF-8 without BOM" (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/ccc3fbb5dc442800/ePocos lectores
¿Cómo configuro el Workflow del proceso? Elementos básicos.
Para definir el flujo de trabajo, también conocido como Workflow asociado al proceso, puedes hacerlo desde cero o utilizar la biblioteca de templates predefinidos. Ejemplo de un workflow concreto. En la siguiente imagen verás un ejemplo sencillo de un workflow real, cuyos elementos detallaremos a continuación: Evento de inicio (https://storage.crisAlgunos lectores¿Cuál es la diferencia entre la duración de una tarea y los temporizadores (interruptivos y no interruptivos)?
Si bien ambos (duración y temporizadores) pueden ser utilizados independientemente unos de otros, pueden utilizarse de manera conjunta y complementarse. La duración de una tarea cumple la función de notificar al asignado del tiempo o fecha de vencimiento de la misma. Una vez cumplido el tiempo o llegada la fecha ninguna acción se ejecutará. Esta funcionalidad es útil ya que genera información relevante sobre el desempeño de los usuarios en sus respectivas tareas. Por el otro lado, los temporizPocos lectoresParticipantes Históricos
¿Quién es un participante histórico? Los participantes históricos de una instancia de proceso son todos aquellos usuarios que alguna vez interactuaron con la instancia (ejemplo: adjuntaron un archivo, guardaron el formulario, completaron una tarea, aprobaron un formulario, etc). Es decir, todas las acciones que aparezcan visibles en la historia de una instancia de proceso.Pocos lectoresAsignar tareas por Web Service
En Flokzu podrás asignar tareas a distintos usuarios a través de Web Service. Esta funcionalidad tiene usos muy variados. En este post hablaremos de cómo puedes asignar tareas a distintos aprobadores a través de Web Service. Supongamos que cada usuario de tu organización tiene un aprobador que debe revisar la información ingresada por aquel. En este caso, no sería nada útil tener asignada la tarea de “Aprobación” a un rol genérico de Aprobadores. Para lograr esta lógica de aprobación utilizaPocos lectoresSelección de formatos en la configuración de la cuenta
Una vez creada una cuenta, hay algunos tipos de datos que podrán ser modificados en base a tus preferencias de formato. Los formatos que podrás modificar son los siguientes: Formato de fecha: En este campo podrás seleccionar entre tres formatos diferentes: aaaa/mm/dd dd/mm/aaaa mm/dd/aaaa Símbolo de moneda: El símbolo de moneda por defecto es “$”, pero puPocos lectoresProblema: condiciones de salida
Descripción del problema Al momento de completar una tarea aparece este mensaje: "Las condiciones de salida de esta tarea no están configuradas correctamente. Consulta a tu administrador." ¿Qué significa ese mensaje? Este mensaje implica que luego de la tarea que se está tratando de completar en ese momento, hay una o más compuertas (exclusivas o inclusivas) que tienen condiciones de salida pero la instancia de proceso no cumple con ninguna de ellas por tanto el documento no puPocos lectoresTareas ocultas en la Bandeja de Entrada
Las Tareas ocultas son Tareas de Usuario que se han configurado para que sus instancias no sean mostradas en la Bandeja de Entrada.Pocos lectoresIntegración Zapier para conectar con otras aplicaciones Web
Zapier es una herramienta que te permite conectar aplicaciones web, como Salesforce, Dropbox, Gmail y Flokzu, de forma sencilla para intercambiar información entre ellas automáticamente Puedes vincular aplicaciones, lo que se conoce comúnmente como crear un Zap, al seleccionar una de ellas como disparador (en inglés “trigger’, que es la que provee información) y otra como acción (en inglés “action”, que es la que realiza algo con la información recibida).Popular¿Qué es una "Tarea de Envío de Mensaje"?
Las Tareas de Envío de Mensaje (Send Task) son aquellas tareas que te permitirán enviar correos electrónicos a quien tú desees de manera completamente automática. Para configurarlas solo debes arrastrar la tarea que tiene un mensaje como ícono y soltarla en cualquier parte del flujograma.Popular¿Cómo puedo asignar plazos a mis tareas?
En la gestión de procesos de negocio (BPM), la administración eficaz del tiempo es crucial, ya que permite establecer fechas límite para las tareas a realizarse. En organizaciones con múltiples usuarios y una variedad de tareas, es recomendable definir plazos para asegurar la finalización puntual y adecuada de cada una. Aquí te explicamos cómo puedes asignar plazos a las tareas en tu organización, junto con los diferentes tipos disponibles. Asignar plazos a una tarea En Flokzu hay tres maAlgunos lectoresDividir el flujo del workflow con una compuerta exclusiva (exclusive gateway)
La Compuerta Exclusiva, también conocida como Gateway Exclusivo, es un elemento esencial en BPMN que permite fragmentar el flujo de trabajo en caminos exclusivos según condiciones definidas por el usuario. Esto implica que cuando la instancia de proceso alcanza este punto en el flujo, se evalúa la condición establecida y, en función del resultado, la instancia continuará por uno u otro camino.Algunos lectoresInteracción con participantes externos
Esta funcionalidad permite la interacción con personas que no tengan usuario en una cuenta de Flokzu. Si configuras una tarea para tomar los actores desde un campo y en ese campo hay un correo electrónico que no pertenece a un usuario de la cuenta, entonces se considerará como un participante externo y se le enviará un correo electrónico con un enlace para que pueda participar (siempre y cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada). Un participante externo no puede completar tareas ni veAlgunos lectores¿Qué es una "Tarea de Usuario"?
En las Tareas de Usuario (User Tasks), un usuario asignado debe completar cierta tarea (aprobar, evaluar, rechazar, etc.). Para editar la configuración de una Tarea de Usuario, arrastra el icono hasta el diagrama suéltalo donde quieras colocarla. Las pestañas de configuración de una Tarea de Usuario son las siguientes: Asignación: En esta pestaña deberásAlgunos lectores¿Cómo iniciar un proceso a partir de otro? (lanzar una instancia de proceso)
.En el ámbito de los procesos de negocio, es común que estén estrechamente vinculados, con algunos dependiendo directamente de otros. Por ejemplo, al finalizar el proceso de "Selección de Personal", se puede desencadenar automáticamente el proceso de "Inducción y Capacitación". Del mismo modo, al concretar una venta, se activa el proceso de "Facturación al Cliente". Estos son solo ejemplos, ya que hay numerosas instancias similares en la gestión empresarial. El enfoque de modelar estos procAlgunos lectores¿Cómo definir una duración esperada o vencimiento para las tareas?
La duración de la tarea se define en el modelado del workflow. Es una configuración opcional y es propia de cada tarea (distintas tareas en el flujo pueden tener distintas duraciones asignadas). Para definir una duración, dirígete a una tarea en particular y haz doble clic encima de ésta para editarla. Se abrirá la ventana de configuración de la tarea. Una vez allí, dirígete a la pestaña “Duración” y haz clic en la sección que se muestra en la siguiente imagen. (https://storage.crisp.chat/Algunos lectoresAsignación fija y dinámica de Tareas a participantes
Hay varias maneras en que puedes asignar una Tarea de Usuario para que sea completada. Asignación fija Por un lado puede existir la asignación fija, donde asignas un usuario o rol específico para completar la Tarea de Usuario. Al asignar un usuario solo esa persona recibirá la tarea en su bandeja de entrada para completarla. En cambio, cuando asignas a un rol, todas las personas que constituyen el rol recibirán la tarea en su bandeja de entrada para completarla. Asignación dinámicaAlgunos lectoresEvento condicional e interrupción de tareas de usuario.
El evento condicional estará escuchando como cambian los campos del formulario y en caso de que se cumpla la condición definida en el mismo, se ejecutará el camino establecido como salida del evento condicional. El evento condicional escuchará siempre y cuando la tarea a la cual esté asociado tenga instancias activas. Por tanto, si una instancia de proceso no se encuentra en esa tAlgunos lectores¿Cómo programar el inicio automático de un proceso? (Timer Start Event)
Algunos procesos deben comenzar periódicamente o en una fecha/hora específica. ¿Qué ocurre si la persona responsable de iniciar el proceso olvida hacerlo? ¿O si no está disponible? ¿No sería mejor programarlo y que comience automáticamente? En Flokzu puedes hacerlo utilizando un Evento de Inicio por Temporizador. El Evento de Inicio por Temporizador permite comenzar el proceso automáticamente en una fecha establecida o cada cierto período de tiempo (ej.: todos los lunes a las 9 a.m.).Pocos lectoresDocumentación en una Tarea de Usuario
En Flokzu tienes la posibilidad de adjuntar documentación en cada una de las Tareas de Usuario de un proceso. ¿Para qué sirve? Esta sección te permite, entre otras cosas, adjuntar instrucciones para tus usuarios en una tarea particular para que estos sepan si hay instrucciones específicas para completar algún campo, a qué deben prestar especial atención, y demás instrucciones que desees otorgarles.Pocos lectoresCampos destacados y mostrar información específica en tus bandejas
Los campos destacados aparecen junto a la referencia de las instancias de proceso tanto en las bandejas, búsquedas, como en los correos de notificación de comentarios, asignación de tareas o notificaciones para completar tareas por correo.Pocos lectores¿Qué son los temporizadores intermedios?
A diferencia de los temporizadores interruptivos y no interruptivos, un temporizador intermedio permite retrasar la ejecución de cierta etapa del proceso. Cuando el flujo llega a un temporizador intermedio, se comienza a contabilizar el tiempo y el flujo se detiene. Una vez alcanzado el intervalo establecido, el flujo continúa su camino. Puedes confiPocos lectores¿Cómo descargar el diagrama del workflow como una imagen?
Es probable que te interese exportar el diagrama de tu workflow. Tal vez quieras enviarlo a otros miembros de tu organización para obtener su feedback, o imprimirlo para llevarlo a una reunión o hacer anotaciones… Sin importar el motivo, trabajar sobre el diagrama de flujo es una parte importante de gestionar tus procesos. En Flokzu puedes exportarlo como imagen, directamente desde la configuración del proceso, en la pestaña “Diseño del workflow”: (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Pocos lectoresLectores y visibilidad de instancias a nivel del proceso/tarea.
Hay dos tipos de lectores (personas que pueden ver una instancia de proceso): Lectores Globales Los usuarios y/o roles a los que les otorgues este permiso podrán consultar instancias de proceso asociadas en todo momento (incluso las finalizadas). Lectores al FinalizarLos usuarios y/o roles que podrán consultar instancias de proceso finalizadas.Pocos lectoresInsertar adjuntos en Tareas de Envío de Mensaje
¿Puedo insertar adjuntos en una Tarea de Envío de Mensaje? Sí. Así como los campos de formulario pueden ser insertados en el cuerpo de un correo automático, si colocas un campo de tipo adjunto en el cuerpo del mensaje que quieres enviar, este aparecerá adjunto al correo automático que envíes. Si deseas insertar un campo de tipo adjunto en un correo automático simplemente abre la Tarea de Envío de Mensaje y escribe el nombre del campo de tipo adjunto entre corchetes. Ejemplo: Resumen comPocos lectores